Beheer je e-mail op dezelfde plek als je chats
Email piping synchroniseert een mailbox met Vera.Support. E-mails komen binnen als gesprekken en zowel jouw agenten als je klanten kunnen de thread per e-mail voortzetten.
Dit is voor jou als klanten nog steeds naar een supportadres schrijven en je liever niet twee inboxen in de gaten houdt. Het past bij elke onderneming waar e-mail en chat door hetzelfde kleine team worden beantwoord.
Stap voor stap
Koppel je mailbox
Ga naar Instellingen > Meldingen > Email piping en voer je POP3/IMAP-servergegevens in. De IMAP-module moet beschikbaar zijn aan de mailkant, dus controleer dat bij degene die jouw mailserver beheert als de verbinding mislukt.
Wijs SMTP naar hetzelfde adres
Open Instellingen > Meldingen > SMTP en stel het verzendadres in op hetzelfde adres waarmee de pipingserver verbinding maakt. Alle mail wordt vanaf dat adres verzonden en iedereen antwoordt daarop, dus een mismatch verbreekt de cyclus.
Kies wat een gesprek wordt
Converteer alle e-mails zet elk bericht dat die inbox bereikt om in een chatbericht. Gebruik Filters om ongewenste mail buiten te houden: voer komma-gescheiden trefwoorden in en elke e-mail waarvan de body, het onderwerp of de afzender een trefwoord bevat, wordt niet geconverteerd.
Regel antwoordadressen voor je team
Agenten en beheerders kunnen het pipingadres niet gebruiken om te antwoorden. Ieder van hen heeft een ander adres nodig en dat moet het adres zijn dat op hun profiel staat geregistreerd, anders wordt hun antwoord niet aan het gesprek gekoppeld.
Stuur een test vanaf een extern adres
E-mails van je eigen medewerkers en beheerders worden genegeerd, dus een test vanaf je eigen account lijkt alsof er niets gebeurt. Stuur een bericht vanaf een niet-gerelateerd adres en zie hoe het gesprek verschijnt.
Instellingenoverzicht
| Instelling | Wat het doet |
|---|---|
| E-mail piping | Bevat de POP3/IMAP-gegevens van de mailbox die je in gesprekken wilt omzetten. |
| SMTP | Stelt het adres in waarvan alle e-mail wordt verzonden; dit moet overeenkomen met het adres waar piping verbinding mee maakt. |
| Alle e-mails omzetten | Zet elke e-mail die in de inbox binnenkomt om in een chatbericht, in plaats van alleen antwoorden op bestaande gesprekken. |
| Filters | Kommagescheiden trefwoorden die voorkomen dat een e-mail wordt omgezet wanneer ze voorkomen in de inhoud, het onderwerp of de afzender. |
| Scheidingsteken | Voegt de regel ### Typ je antwoord boven deze regel ### toe aan je e-mails en verwijdert alles wat eronder wordt geciteerd. |
| E-mailnotificaties voor gebruikers | Stuurt een e-mail naar je klant wanneer een medewerker reageert in het paneel; wordt automatisch ingeschakeld bij piping. |
| E-mailnotificaties voor medewerkers | Stuurt een e-mail naar je medewerkers over nieuwe berichten; wordt automatisch ingeschakeld bij piping. |
Om te weten
Medewerkers krijgen alleen een e-mail als ze offline zijn
Als een agent is ingelogd in het paneel, ontvangt hij of zij geen notificatie-e-mail. Reacties vanuit het paneel bereiken de klant altijd per e-mail, ongeacht de status van de agent.
Alle e-mails converteren betekent alles.
Spam en promotionele e-mails die naar die inbox worden gestuurd, worden ook chatberichten, en elke e-mail die rechtstreeks naar het piping-adres wordt geschreven, opent een nieuw gesprek in plaats van aan te sluiten bij een bestaand gesprek. Filters zijn hier je verdediging.
De chatbot kan voorkomen dat er e-mails worden verzonden.
Met AI human takeover ingeschakeld worden er geen e-mails verzonden zolang de chatbot het antwoord weet. Dat is bewust, maar het verrast mensen die voor elk bericht een notificatie verwachten.
Geciteerde antwoorden en losse tekst
Schakel Delimiter in als je dubbele berichten ziet; het verwijdert de geciteerde geschiedenis onder de lijn. Zolang dit aan staat, kan ### niet worden gebruikt in e-mails. Sommige mailclients voegen hun eigen scheidingstekens en strings toe, waardoor een geconverteerd bericht vreemde restjes kan bevatten; Outlook Web, Outlook, Gmail en Yahoo Mail zijn geoptimaliseerd.
Antwoorden hebben de naam van de ontvanger nodig
Het antwoord moet de naam van de ontvanger bevatten naast het adres, bijvoorbeeld Vera.Support | SB2457-4734 <[email protected]>. Elke grote client doet dit standaard.
Afdelingen en reply-to
Wanneer een gesprek bij een afdeling hoort, worden alleen de agenten van die afdeling genotificeerd. Als een inkomende e-mail een reply-to-adres heeft, wordt dat adres het primaire e-mailadres van de klant voor notificaties.
Veelgestelde vragen
Kunnen mijn agenten antwoorden vanaf het supportadres zelf?
Hoe koppel ik een Gmail- of Google Workspace-mailbox?
Komen bijlagen door?
Waarom verschijnen berichten twee keer?
Waarom gebeurde er niets toen ik het e-mailadres vanuit mijn eigen account mailde?
Moet ik e-mailmeldingen apart inschakelen?
Klaar om de chaos te stoppen?
Verenig je berichten, automatiseer de herhalende vragen en zet gesprekken om in omzet — begin vandaag nog.
Aan de slag