Binnen enkele minuten aan de slag

Vera.Support centraliseert alle klantgesprekken van verschillende platforms in één inbox. Dit gedeelte legt uit hoe je je belangrijkste communicatiekanalen aansluit.

2.1 Live chat toevoegen aan je website

Om een live chatwidget toe te voegen, ga je naar Instellingen > Chat om je unieke JavaScript-codefragment te vinden. Kopieer deze code en plak deze vlak voor de afsluitende </body>-tag in de HTML van je website. Zodra dit is toegevoegd, verschijnt de chatknop op je site.

Voorbeeldcode:

<script id="sbinit" src="https://vera.support/js/main.js?id=YOUR_UNIQUE_ID"></script>

2.2 WhatsApp Business-integratie

Om WhatsApp te verbinden, ga je naar Instellingen > WhatsApp en klik je op "Nu synchroniseren". Er verschijnt een veilige pop-up van Meta (Facebook) die je begeleidt bij het inloggen op je zakelijke account, het selecteren van je WhatsApp Business-account en telefoonnummer, en het verlenen van de benodigde machtigingen.

2.3 Instagram & Facebook Messenger-integratie

Voor Instagram en Facebook ga je naar Instellingen > Apps > Messenger en klik je op "Verbinden". Een Meta-pop-up vraagt je om de Facebook-pagina's en bijbehorende Instagram-bedrijfsaccounts te selecteren die je wilt koppelen en machtigingen te verlenen.

2.4 Telegram en andere berichten-apps

Om Telegram te verbinden, open je eerst de app en zoek je de officiële @BotFather. Start een chat en gebruik het commando /newbot om een bot aan te maken en een API-token te krijgen. Ga vervolgens naar Instellingen > Telegram in Vera.Support, plak het token in het daarvoor bestemde veld en klik op "Synchroniseren".

2.5 Het ticketsysteem toevoegen

Het ticketsysteem plaatst een volledig ondersteuningspaneel op een pagina van je site. Om het in te schakelen, gebruik je dezelfde code als bij de Web Chat-installatie en voeg je <script>var SB_TICKETS = true;</script> toe vlak ervoor. Om het paneel op een specifieke plek te positioneren, plaats je deze div waar je het wilt hebben: <div id="sb-tickets"></div>.

Voorbeeldcode:

<script>var SB_TICKETS = true;</script>
<script id="sbinit" src="https://vera.support/js/main.js?id=YOUR_UNIQUE_ID"></script>

2.6 E-mailpiping-integratie

Om je ondersteunings-e-mails door te sturen naar Vera.Support, ga je naar Instellingen > Meldingen > E-mailpiping om je unieke doorstuuradres te vinden. Log vervolgens in bij je e-mailprovider (bijv. Google Workspace, Outlook) en stel een regel in om alle inkomende ondersteunings-e-mails automatisch door te sturen naar dat adres.

2.7 Verbinding maken met zakelijke tools (Zapier, Calendly, etc.)

Naast directe berichtenkanalen kan Vera.Support verbinding maken met andere essentiële zakelijke software. Hiermee kun je krachtige geautomatiseerde workflows creëren en processen zoals planning en gegevensinvoer stroomlijnen.

Automatiseer je workflows met Zapier

Zapier is een krachtige "brug" waarmee meer dan 5.000 verschillende web-apps met elkaar kunnen communiceren zonder code. Door Vera.Support te koppelen aan Zapier bespaar je uren handmatig werk.

Voorbeelden van gebruik:

• Wanneer er een nieuw gesprek start in Vera.Support, wordt er automatisch een nieuwe lead aangemaakt in je CRM (zoals Salesforce of HubSpot).
• Wanneer een gebruiker wordt getagd als "VIP", wordt deze automatisch toegevoegd aan een speciale doelgroep in je e-mailmarketingtool (zoals Mailchimp).
• Wanneer je een negatieve beoordeling ontvangt, wordt er automatisch een taak aangemaakt in een projectmanagementtool (zoals Asana of Trello) voor een manager om op te volgen.

Hoe stel je het in:

1. Maak eerst een nieuwe "Zap" aan in je Zapier-account.
2. Zoek bij de "Trigger"-stap naar de app "Webhooks by Zapier" en selecteer deze.
3. Kies de gebeurtenis "Catch Hook" en klik op Doorgaan.
4. Zapier geeft je een unieke Custom Webhook-URL. Kopieer deze URL.
5. Ga nu naar je Vera.Support-paneel en navigeer naar Instellingen > Diversen > Webhooks.
6. Plak de URL van Zapier in het veld "URL" en vink het vakje "Actief" aan. Klik op "Wijzigingen opslaan".

Dat is alles! Vanaf nu wordt wanneer er een gebeurtenis plaatsvindt in Vera.Support (zoals een nieuw bericht of een nieuwe gebruiker) de gegevens naar Zapier gestuurd, zodat je elke gewenste workflow kunt starten.

Plan eenvoudig afspraken met Calendly

Geen heen-en-weer gemail meer voor het plannen van demo's of ondersteuningsgesprekken. Door te integreren met Calendly kunnen je medewerkers direct vanuit de chat afspraken boeken.

Hoe stel je het in:

1. Zorg eerst dat je een Calendly-account hebt en je evenementtypen hebt ingesteld (bijv. '30-minuten demo', '15-minuten supportgesprek').
2. Haal in Calendly de deellink op voor het gewenste evenementtype.
3. Tijdens een gesprek in Vera.Support kan je agent deze link eenvoudig naar de klant sturen.
4. Pro-tip: Voor een professionelere ervaring kun je de link in een Rich Message-knop verwerken. Geef je agenten de instructie om de [button]-shortcode te gebruiken, zoals: [button link="JOUW_CALENDLY_LINK" name="Klik hier om een afspraak te plannen"]. Dit toont een nette, klikbare knop in plaats van een lange URL.

De klant kan vervolgens een geschikt tijdstip kiezen en de afspraak wordt automatisch aan beide agenda's toegevoegd, wat het hele planningsproces stroomlijnt.

Dit gedeelte gaat over wat klanten zien en hoe ze met je supportsysteem omgaan voordat ze met een agent spreken. Een verzorgde interface schept vertrouwen en verhoogt de klanttevredenheid.

3.1 Ontwerp en aanpassing van de chatwidget

Om het uiterlijk van je chatwidget aan te passen, ga je naar Instellingen > Ontwerp. Hier kun je de merkkleuren wijzigen, de chatpositie op het scherm instellen, een koptype kiezen, de welkomst-titel en -tekst aanpassen, je merkafbeelding uploaden en het chatknopicoon wijzigen.

3.2 Geautomatiseerde berichten instellen

In Instellingen > Berichten & Formulieren kun je verschillende geautomatiseerde berichten instellen. Het Welkomstbericht begroet nieuwe bezoekers, het Offlinebericht informeert gebruikers dat je niet beschikbaar bent, en het Opvolgbericht vraagt om contactgegevens als er geen agent heeft gereageerd. Je kunt ook een Privacybericht activeren en aanpassen om te voldoen aan regelgeving zoals de AVG, waarbij gebruikers moeten accepteren voordat ze een chat starten.

3.3 Een kennisbank maken (artikelen)

Een kennisbank helpt klanten zelf antwoorden te vinden. Ga eerst naar het gedeelte Artikelen en maak logische Categorieën voor je inhoud. Schrijf vervolgens je artikelen met de ingebouwde editor. Om ze zichtbaar te maken voor klanten in de chatwidget, ga je naar Instellingen > Artikelen en vink je het vakje 'Weergeven in dashboard' aan.

3.4 Proactieve pop-upberichten maken

Pop-upberichten helpen je om de aandacht van bezoekers te trekken met aankondigingen of aanbiedingen. Ga naar Instellingen > Berichten & Formulieren > Pop-upbericht om er een te maken. Hier kun je je bericht schrijven, een afbeelding toevoegen en zelfs kiezen om het op mobiele apparaten te verbergen.

3.5 Feedback verzamelen met enquêtes en beoordelingen

Vera.Support heeft ingebouwde tools voor feedback. Je kunt automatisch een beoordelingsverzoek (met sterren of emoji's) sturen nadat een chat is gesloten door dit in te schakelen in Instellingen > Berichten & Formulieren > Beoordeling. Voor specifiekere vragen kun je eenvoudige enquêtes maken met Rich Messages, zoals een gebruiker laten kiezen uit 'Uitstekend', 'Goed' of 'Slecht' met klikbare knoppen.

3.6 Registratie vereisen voor de chat

Als je gebruikersinformatie wilt verzamelen voordat een chat begint, kun je vereisen dat ze zich registreren of inloggen. Ga naar Instellingen > Gebruikers > Registratie vereisen om dit in te schakelen. Je kunt ook aanpassen welke velden worden verzameld, zoals naam en e-mail.

Dit gedeelte behandelt de functies die je dagelijkse werk sneller, slimmer en georganiseerder maken.

4.1 Gesprekken effectief beheren

Je kunt je gesprekswachtrij beheren door berichten als gelezen/ongelezen te markeren, afgeronde gesprekken te archiveren, spam te verwijderen of een gesprek toe te wijzen aan een specifieke agent of afdeling via het rechterzijpaneel.

4.2 Interne notities toevoegen aan gesprekken

Interne notities zijn privéopmerkingen die alleen zichtbaar zijn voor je team. Om er een toe te voegen, open je een gesprek en gebruik je het gedeelte 'Notities' in het rechterzijpaneel. Dit is handig voor samenwerking of het achterlaten van vervolginstructies.

4.3 Gesprekken taggen en filteren

Met tags kun je gesprekken categoriseren. Maak eerst tags aan in Instellingen > Beheer > Tags. Pas ze vervolgens toe op elk gesprek via het gedeelte 'Tags' in het rechterpaneel. Je kunt later je hoofdgesprekkenlijst filteren om alle gesprekken met een specifieke tag te bekijken.

4.4 Snelle communicatie

Om reacties te versnellen, kun je Opgeslagen antwoorden (standaardantwoorden) aanmaken in Instellingen > Beheer > Opgeslagen antwoorden. Gebruik ze in de berichteneditor door op het pictogram te klikken of # gevolgd door de naam van het antwoord te typen. Je kunt ook Rijke berichten zoals knoppen, kaarten en schuifregelaars gebruiken door shortcodes te typen (bijv. [buttons options="Optie A,Optie B"]) om interactievere gesprekken te creëren.

4.5 Proactief contact en bulkberichten

Je kunt gesprekken starten en bulkberichten versturen. Op de hoofdpagina Gebruikers kun je meerdere gebruikers selecteren en ze een directe e-mail of sms sturen. Voor promotionele WhatsApp-berichten moet je vooraf goedgekeurde Berichtsjablonen gebruiken vanwege het beleid van WhatsApp. Je kunt deze sjablonen verzenden door gebruikers te selecteren en de optie 'WhatsApp-sjabloon verzenden' te kiezen.

Dit gedeelte legt uit hoe je AI en automatisering kunt gebruiken om 24/7 ondersteuning te bieden en je medewerkers in staat te stellen zich te richten op hoogwaardige interacties.

5.1 Kunstmatige intelligentie (OpenAI) activeren

Om AI te activeren, heb je een API-sleutel nodig van platform.openai.com. Zodra je die hebt, ga je naar Instellingen > Kunstmatige intelligentie > OpenAI, plak je je sleutel, schakel je het selectievakje 'Chatbot' in, selecteer je het gewenste AI-model (bijv. GPT-4o) en sla je je wijzigingen op.

5.2 De chatbot trainen voor jouw bedrijf

Om de chatbot een expert te maken in jouw bedrijf, moet je hem trainen. In het hoofdgedeelte Chatbot kun je hem trainen door je website-URL op te geven in het tabblad Training > Website of door documenten zoals pdf's te uploaden in het tabblad Training > Bestanden. Voor specifieke vragen kun je het tabblad Training > V&A gebruiken om vraagvarianten toe te voegen en het exacte antwoord te geven dat de bot moet geven.

5.3 AI-gestuurde functies

AI is door het hele systeem geïntegreerd om je medewerkers te ondersteunen. Slim antwoorden stelt realtime antwoorden voor aan je medewerkers, wat kan worden ingeschakeld in Instellingen > Kunstmatige intelligentie. Je kunt ook een geautomatiseerde Overname door mens configureren, die zorgt voor een naadloze overgang naar een menselijke medewerker wanneer de chatbot een vraag niet kan beantwoorden of wanneer de gebruiker vraagt om met een persoon te spreken.

5.4 Geavanceerde automatiseringen: voorwaardelijke regels maken

In Instellingen > Automatiseringen kun je krachtige 'als-dan'-regels maken. Je kunt bijvoorbeeld een regel instellen om automatisch een bericht te sturen als een gebruiker drie keer je prijspagina bezoekt, of om een gesprek als 'Urgent' te taggen als het het woord 'terugbetaling' bevat.

5.5 Interactieve dialogen ontwerpen met Flows

Flows zijn visuele, stapsgewijze gespreksbouwers voor processen zoals leadkwalificatie of boeken. In het tabblad Chatbot > Flows kun je met een sleep-en-neerzet-editor gesprekspaden maken met behulp van blokken zoals berichten verzenden, keuzes aanbieden en gebruikersgegevens ophalen.

Dit gedeelte behandelt geavanceerde tools voor groeiende teams, waarmee je toewijzingen kunt automatiseren en gespecialiseerde leiderschapsrollen kunt creëren.

6.1 Automatische gesprekstoewijzing: wachtrij- en routeringsinstellingen

In Instellingen > Diversen kun je automatiseren hoe gesprekken worden verdeeld. Routering wijst nieuwe gesprekken automatisch toe aan de minst bezette online medewerker. Voor drukke tijden plaatst het Wachtrij-systeem nieuwe gesprekken in een wachtrij, waarbij de klant wordt geïnformeerd over hun positie en geschatte wachttijd totdat een medewerker beschikbaar is.

6.2 Supervisorsrollen instellen

De rol Supervisor is bedoeld voor teamleiders. Ga naar Instellingen > Beheer en zoek het gedeelte 'Supervisors' om dit in te stellen. Hier kun je een medewerker als Supervisor aanwijzen en speciale rechten toekennen, zoals het bekijken van alle gesprekken of toegang tot rapporten, zonder volledige beheerdersrechten te geven.

In dit gedeelte lees je hoe je de analyses van Vera.Support gebruikt om je prestaties te begrijpen en te verbeteren.

7.1 Rapporten en statistieken lezen

In het gedeelte 'Rapporten' vind je al je gegevens. Je kunt filteren op datum om de prestaties voor elke periode te bekijken. Belangrijke rapporten tonen je het totale aantal en gemiste gesprekken, de responstijden en tevredenheidsscores van je medewerkers, en informatie over je gebruikers, zoals hun land. Je kunt ook zien welke kennisbankartikelen het populairst zijn en waar klanten naar zoeken. Zo ontdek je gaten in je helpcontent.

7.2 Best practices voor efficiëntie

Volg deze tips om het maximale uit het systeem te halen:

• Train je chatbot continu: Een slimmere bot handelt meer vragen af.
• Bouw een dynamische kennisbank: Gebruik rapporten om contentgaten te vinden en op te vullen.
• Beheers vooraf geschreven antwoorden: Gebruik standaardantwoorden voor veelgestelde vragen.
• Gebruik tags en afdelingen strategisch: Goede organisatie maakt rapporteren eenvoudiger.
• Bekijk je rapporten wekelijks: Gebruik data om verbeterpunten te vinden.

Dit laatste gedeelte gaat over het beheren van je account, abonnementsgegevens en speciale programma's.

8.1 Je abonnement en facturatie beheren

Ga naar het gedeelte 'Account' of 'Facturatie' om je huidige plan te bekijken, te upgraden of downgraden, je factuurgeschiedenis in te zien, facturen te downloaden en je betaalmethode bij te werken.

8.2 AI-tegoed beheren

AI-functies werken met een tegoedsysteem voor transparante, op gebruik gebaseerde facturatie. In het gedeelte 'Facturatie' kun je je tegoed controleren en extra tegoed kopen. Voor ononderbroken service raden we aan de functie 'Automatisch opladen' in te schakelen.

8.3 White label en affiliateprogramma

In je 'Account'-gedeelte kun je de optie White Label activeren om onze branding uit de chatwidget te verwijderen tegen een maandelijkse vergoeding. Je kunt ook deelnemen aan ons Affiliateprogramma om een unieke verwijzingslink te krijgen en 25% commissie te verdienen op nieuwe klanten die je aanbrengt.

Je bent aan het einde van de handleiding! Je hebt nu de kennis om je hele supportoperatie met Vera.Support op te zetten, te beheren en te optimaliseren.

Hier vind je antwoorden op veelgestelde vragen. Als je meer hulp nodig hebt, neem dan contact op met ons supportteam.

Algemeen & installatie

Wat is Vera.Support? Het is een platform om alle klantgesprekken (van je website, WhatsApp, enz.) op één plek te beheren met AI-tools.

Moet ik kunnen programmeren? Nee. Je kopieert en plakt gewoon één regel code. De rest beheer je via een gebruiksvriendelijke interface.

Hoe krijg ik toegang tot mijn beheerpaneel? Gebruik de unieke URL die je bij aanmelding hebt ontvangen. We raden aan deze te bookmarken.

Wat is het verschil tussen een medewerker en een beheerder? Medewerkers handelen gesprekken af. Beheerders hebben volledige toegang tot alle instellingen.

Kan ik het op meerdere websites gebruiken? Ja, gebruik dezelfde chatcode op al je sites.

Is het beheerpaneel mobielvriendelijk? Ja, het werkt als een app op je telefoon of desktop, zodat je overal support kunt bieden.

Welke talen ondersteunt het? Het ondersteunt tientallen talen. Je beheert ze in Instellingen > Vertalingen.

Webchat & installatie

Waarom staat mijn chatwidget niet op mijn website? Controleer drie dingen: 1. De code is correct geplaatst voor de afsluitende </body>-tag. 2. De cache van je website en browser is gewist. 3. Geen instelling verbergt de chat (zoals 'Chat verbergen buiten kantooruren').

Wat is de beste manier om te installeren op WordPress? Gebruik een gratis plugin zoals 'WPCode – Insert Headers and Footers' en plak onze code in het gedeelte 'Footer'.

Hoe verander ik het uiterlijk van de chat? Je kunt kleuren, kopteksten en pictogrammen aanpassen in Instellingen > Ontwerp.

Kan ik de koptekst wijzigen? Ja, in Instellingen > Ontwerp onder 'Koptekst titel' en 'Koptekst bericht'.

Kan de chat automatisch openen voor bezoekers? Ja. Schakel het 'Welkomstbericht' en de optie 'Chat openen' in bij Instellingen > Berichten & Formulieren.

Hoe verplaats ik de positie van de chatknop? Je kunt schakelen tussen 'Rechts' en 'Links' in Instellingen > Vormgeving.

Kan ik de chat verbergen op specifieke pagina's? Ja, dit is een geavanceerde functie. Neem contact op met de support voor hulp.

Integraties

Waarom komen mijn WhatsApp/Instagram-berichten niet aan? Probeer de integratie opnieuw te verbinden in Instellingen. Zorg er ook voor dat je alle machtigingen hebt gegeven tijdens de Facebook-installatie.

Heb ik een speciaal WhatsApp-account nodig? Ja, je hebt een officieel WhatsApp Business Account (WABA) nodig.

Ziet de klant mijn antwoord op WhatsApp/Instagram? Ja, je antwoorden worden direct naar de app gestuurd die ze gebruikten.

Kan ik meerdere nummers of pagina's koppelen? Ja, je kunt meerdere kanalen verbinden en beheren.

Wat is het Ticketsysteem? Dit is een supportpaneel dat op een pagina is ingebed (geen pop-up), ideaal voor formele ticketachtige verzoeken.

Waarom worden mijn e-mails niet omgezet in gesprekken? Controleer je e-mail doorstuurregels om er zeker van te zijn dat ze een kopie sturen naar je unieke @vera.support-adres.

Worden mijn oude e-mails geïmporteerd? Nee, het werkt alleen voor nieuwe e-mails na de installatie.

Wat is de 'BotFather' voor Telegram? Dit is een officiële Telegram-bot die wordt gebruikt om je eigen bot te maken en de benodigde API-token te krijgen.

Kan ik WhatsApp-leesbevestigingen zien? Ja, je kunt de berichtstatus zien.

Dagelijks gebruik & Teambeheer

Hoe krijg ik meldingen van nieuwe berichten? Schakel geluids-, desktop- en mobiele meldingen in via Instellingen > Meldingen.

Hoe wijzig ik mijn online/offline-status? Klik op je profielpictogram rechtsboven.

Wat is het verschil tussen 'Archiveren' en 'Verwijderen'? Archiveren bewaart afgeronde chats. Verwijderen verwijdert spam permanent.

Wat zijn 'Interne notities'? Privénotities alleen voor je team. Klanten kunnen ze niet zien.

Waar dienen 'Labels' voor? Om chats te labelen en categoriseren (bijv. 'Urgent'), wat helpt bij het filteren.

Wat zijn 'Opgeslagen antwoorden'? Vooraf geschreven antwoorden op veelgestelde vragen om tijd te besparen.

Kan ik al mijn gebruikers tegelijk een bericht sturen? Ja, ga naar de pagina Gebruikers, selecteer gebruikers en klik op 'Bericht sturen'.

Hoe zie ik alle eerdere chats met een klant? In het profiel van de gebruiker.

Kan ik een chat overdragen aan een andere medewerker? Ja, gebruik het keuzemenu 'Toewijzingen' in het gesprekspaneel.

Kunstmatige intelligentie (AI) & Chatbot

Is het gebruik van de AI-chatbot verplicht? Nee, het is een krachtige maar volledig optionele toevoeging.

Waarom moet ik AI-tegoed kopen? De AI maakt gebruik van modellen van derden die kosten in rekening brengen voor gebruik. Tegoed zorgt ervoor dat je alleen betaalt voor wat je gebruikt.

Wat gebeurt er als mijn tegoed op is? De AI-functies worden gepauzeerd, maar je menselijke medewerkers kunnen nog steeds normaal chatten. Je chat stopt niet.

Waarom antwoordt mijn chatbot niet correct? Je moet hem trainen! Voeg je website-URL toe, upload documenten of maak Q&A-paren aan in het gedeelte Chatbot > Training.

Wat is de beste manier om mijn chatbot te trainen? Begin met je website-sitemap, upload behulpzame documenten en maak vervolgens specifieke Q&A-paren voor veelgestelde vragen.

Wat zijn 'Stromen'? Visuele, stapsgewijze gespreksbouwers voor begeleide dialogen (bijv. voor boeken of probleemoplossing).

Wat is 'Slim antwoord'? Een AI-functie die relevante antwoorden voorstelt aan je menselijke medewerkers om hun werk te versnellen.

Hoe los ik een foutief AI-antwoord op? Maak een nieuw Q&A-item met het juiste antwoord. Dit overschrijft de eerdere kennis.

Hoe kan de chatbot overdragen aan een menselijke medewerker? Schakel de functie 'Menselijke overname' in in de instellingen. De bot biedt dan aan om de gebruiker door te verbinden met een persoon als hij vastloopt.

Geavanceerde functies & Account

Wat is 'Routering'? Het wijst nieuwe chats automatisch toe aan de minst drukke medewerker.

Wat is het 'Wachtrij'-systeem? Het plaatst klanten in een wachtrij wanneer alle medewerkers bezet zijn. Het beste voor teams met een hoog volume.

Waar vind ik mijn facturen? In het gedeelte 'Account' of 'Facturatie'.

Hoe wijzig of annuleer ik mijn abonnement? Dit kun je beheren in het gedeelte 'Account' of 'Facturatie'.

De White Label-branding is er nog steeds nadat ik heb betaald. Waarom? Je moet de cache van je website en browser wissen.

Hoe volg ik mijn inkomsten uit het Affiliate Programma? In het tabblad 'Affiliate' in je accountgedeelte.

Hier vind je oplossingen voor veelvoorkomende problemen. Controleer dit eerst voordat je contact opneemt met de ondersteuning.

Problemen met de chatwidget

Mijn chatwidget verschijnt niet op mijn website. Wat moet ik doen? Controleer eerst of de code correct onderaan je site is geïnstalleerd. Wis vervolgens alle caches (website en browser), want dit is de meest voorkomende oorzaak. Controleer ten slotte in Instellingen > Chat of er regels zijn die de widget verbergen.

Ik heb het ontwerp van mijn chat gewijzigd, maar de wijzigingen worden niet doorgevoerd. Dit is een cacheprobleem. Wis de cache van je website en browser. Je kunt ook controleren in een incognito-/privévenster.

Hoe kan ik standaardtekst zoals 'Schrijf een bericht…' wijzigen? Alle standaardtekst kan worden bewerkt in Instellingen > Vertalingen.

Problemen met meldingen

Ik krijg geen geluids- of bureaubladmeldingen. Controleer of je browser toestemming heeft om meldingen voor onze site weer te geven. Zorg er ook voor dat de modus 'Niet storen' of 'Focus' van je computer is uitgeschakeld. Controleer ten slotte je meldingsinstellingen in het Vera.Support-paneel.

Mijn medewerkers ontvangen geen e-mailmeldingen. Vraag hen om hun spam-/ongewenste map te controleren. Houd er ook rekening mee dat e-mails meestal alleen worden verzonden wanneer een medewerker offline is. Als ze online zijn, gaat het systeem ervan uit dat ze het bericht in het dashboard zien.

Problemen met integraties en AI

Mijn WhatsApp- of Instagram-berichten werken niet meer. De verbinding met Meta (Facebook) is mogelijk verlopen. Ga naar de integratie-instellingen en klik op de knop 'Opnieuw verbinden' om deze te vernieuwen.

De chatbot reageert niet. Controleer drie dingen: 1) Is de chatbot ingeschakeld in je AI-instellingen? 2) Is je API-sleutel correct? 3) Zijn je AI-tegoeden op in je facturatiegedeelte?

De AI geeft algemene antwoorden en weet niets over mijn producten. Je moet de AI trainen! Ga naar 'Chatbot' > 'Training' en geef je website-URL op, upload documenten of maak specifieke vraag-en-antwoordparen.

Problemen met account en facturatie

Ik heb problemen met het doen van een betaling. Controleer je kaartgegevens nogmaals. Als het probleem aanhoudt, neem dan het beste contact op met je bank, omdat zij de transactie mogelijk om veiligheidsredenen blokkeren.

Ik kan niet inloggen op mijn beheerderspaneel. Gebruik de link 'Wachtwoord vergeten' op de inlogpagina. Als je een foutmelding 'Te veel inlogpogingen' ziet, heeft ons beveiligingssysteem je tijdelijk geblokkeerd. Wacht een uur en probeer het opnieuw.

Ik heb meer hulp nodig (professionele diensten)

Dit is te ingewikkeld. Kan jouw team het voor mij instellen? Ja, we bieden een professionele installatieservice aan. Onze basisinstallatie kost een eenmalige vergoeding van $150. Voor complexere behoeften kun je contact met ons opnemen voor een offerte op maat.

Ik heb alles geprobeerd en zit nog steeds vast. Wat nu? Ons ondersteuningsteam staat voor je klaar. Neem contact met ons op met een gedetailleerde beschrijving van je probleem, en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Jouw gegevens en die van je klanten hebben onze hoogste prioriteit. We hebben het Vera.Support-platform gebouwd met een gelaagde beveiligingsaanpak om ervoor te zorgen dat je informatie altijd beschermd is.

Platform- en infrastructuurbeveiliging

Hoe worden mijn gegevens beschermd op jullie servers? Ons platform draait op toonaangevende, veilige cloudinfrastructuur. Alle gegevens die tussen jou en onze servers worden verzonden, worden versleuteld met SSL/TLS (HTTPS), en je gevoelige gegevens worden ook versleuteld opgeslagen in onze databases.

Voeren jullie beveiligingscontroles uit op jullie systeem? Ja. Onze systemen ondergaan periodieke beveiligingsaudits en kwetsbaarheidsscans om proactief potentiële bedreigingen te identificeren en aan te pakken.

Applicatie- en accountbeveiliging

Hoe voorkom je dat mijn account wordt gehackt? Om ongeautoriseerde toegang te voorkomen, heeft ons systeem beveiliging tegen brute-force-aanvallen. Na meerdere mislukte inlogpogingen vanaf één IP-adres wordt dat IP tijdelijk geblokkeerd.

Zijn mijn gesprekken veilig voor webaanvallen? Ja. We beschermen actief tegen veelvoorkomende webkwetsbaarheden zoals Cross-Site Scripting (XSS) en SQL-injectie om ervoor te zorgen dat je gespreksgegevens veilig blijven.

Wat kan ik doen om mijn account veiliger te maken? Beveiliging is een gedeelde verantwoordelijkheid. We raden ten zeerste aan dat al je medewerkers sterke, unieke wachtwoorden gebruiken. Gebruik ook de instellingen voor "Rollen en machtigingen" om je teamleden alleen de toegang te geven die ze absoluut nodig hebben.

Officieel Meta-partnerschap en gegevensprivacy

Waarom is het verbinden met WhatsApp of Instagram zo moeilijk op andere platforms? Het integratieproces voor Meta's platforms (WhatsApp Business API, Instagram Direct) is berucht complex en vereist een rigoureus technisch en zakelijk verificatieproces dat voor individuele bedrijven erg lastig te doorlopen is.

Hoe maakt Vera.Support dit eenvoudiger en veiliger? Als officiële Meta Technology Partner heeft Vera.Support dit hele technische en beveiligingsproces al voor jou afgerond. Onze integratie is officieel goedgekeurd en erkend door Meta. Dit betekent dat je een veilige, vooraf goedgekeurde en stabiele verbinding krijgt, zonder dat je zelf door Meta's complexe ontwikkelaarsvereisten hoeft te gaan.

Worden mijn gegevens gedeeld met andere klanten? Nee. De gegevens van jouw account zijn logisch gescheiden van alle andere klantaccounts om volledige privacy te garanderen.

Voldoen jullie aan de AVG/KVKK? We zetten ons in voor het naleven van de regelgeving rond gegevensprivacy. Ons platform is ontworpen met functies die je helpen te voldoen aan je gegevensverantwoordelijkheden als verwerkingsverantwoordelijke.

Welkom bij de volledige handleiding voor de instellingen. Deze gids geeft een duidelijke uitleg van elke instelling, zodat je je ondersteuningssysteem kunt optimaliseren voor de beste prestaties en klantervaring.

1. Chat-instellingen

Deze instellingen bepalen het kern gedrag en de zichtbaarheid van je live chatwidget.

Dashboard uitschakelen / Slechts één gesprek toestaan: Dit vereenvoudigt de gebruikersinterface en houdt alle communicatie met een klant in één duidelijke, overzichtelijke thread. Aanbevolen: Inschakelen (vink dit vakje aan).

Chat verbergen buiten kantooruren / Chat verbergen als er geen medewerkers online zijn: Deze instellingen bepalen de zichtbaarheid van de chat op basis van tijd of medewerkerstatus. Aanbevolen: Laat deze uitgeschakeld (niet aangevinkt) voor 24/7-service, zodat klanten altijd een bericht kunnen achterlaten.

Taal: Dit bepaalt de taal van de chatwidgetinterface. Aanbevolen: Selecteer "Meertalig" om de widgettaal automatisch aan te passen aan de browser van de gebruiker.

Uploads uitschakelen: Dit voorkomt dat gebruikers bestanden kunnen verzenden. Aanbevolen: Laat dit uitgeschakeld (niet aangevinkt). Het toestaan van screenshots is cruciaal voor effectieve probleemoplossing.

Spraakberichten uitschakelen: Dit voorkomt dat gebruikers spraakberichten kunnen verzenden. Aanbevolen: Schakel dit in (vink het vakje aan). Schriftelijke verslagen zijn duidelijker en professioneler voor ondersteuning.

Handmatige initialisatie: Dit is een geavanceerde instelling voor ontwikkelaars. Aanbevolen: Laat dit uitgeschakeld (niet aangevinkt).

2. Beheerinstellingen

Deze instellingen passen je eigen beheerpaneelervaring en de machtigingen van je team aan.

Panelenn inklappen: Dit geeft je medewerkers standaard een bredere, schonere werkruimte. Aanbevolen: Inschakelen.

Gesprekken automatisch archiveren: Dit houdt je inbox schoon door gesprekken die 24 uur als gelezen zijn gemarkeerd automatisch te archiveren. Aanbevolen: Inschakelen.

Medewerkerrechten: Dit stelt machtigingen in voor je teamleden. Aanbevolen: Geef medewerkers minimale rechten. Sta hen toe "Gespreksafdeling bijwerken", maar schakel toegang tot gevoelige gebieden zoals "Gebruikersgebied" en de mogelijkheid om "Gesprek verwijderen" uit.

Opgeslagen antwoorden: Dit is een krachtige productiviteitstool. We raden aan om vooraf geschreven antwoorden voor je meest gestelde vragen aan te maken om veel tijd te besparen.

Geavanceerde aanpassingen (Custom JS, CSS, Manifest): Deze zijn alleen voor ontwikkelaars. Verkeerd gebruik kan je beheerpaneel beschadigen. Aanbevolen: laat deze velden leeg.

3. Meldingen instellen

Deze instellingen zorgen ervoor dat jij en je klanten op de hoogte worden gesteld van nieuwe berichten.

Geluidsinstellingen: Speelt een geluidssignaal af bij nieuwe berichten. Aanbevolen: schakel dit in voor beheerders ('Actief – beheerder'), maar schakel het uit voor gebruikers om ergernis te voorkomen.

Desktopmeldingen / Flitsmeldingen: Toont meldingen op browserniveau. Aanbevolen: stel beide in op 'Alleen medewerkers'.

E-mailmeldingen: Zeer aanbevolen. Schakel zowel 'E-mailmeldingen voor medewerkers' als 'E-mailmeldingen voor gebruikers' in om te voorkomen dat er berichten worden gemist.

SMTP: Essentieel. Je moet dit configureren met de gegevens van je eigen professionele e-mailprovider. Dit zorgt ervoor dat alle systeem-e-mails betrouwbaar worden afgeleverd en niet in de spam belanden.

E-mail piping / SMS-meldingen: Dit zijn geavanceerde functies voor het integreren van e-mail inboxen of SMS-diensten. Aanbevolen: schakel deze voorlopig uit om je eerste configuratie eenvoudig te houden.

Pictogram voor meldingen: Dit is het pictogram dat in meldingen wordt weergegeven. Aanbevolen: upload je merkimago om je meldingen er professioneel uit te laten zien.

4. Gebruikersinstellingen

Deze instellingen bepalen hoe je klanten worden geregistreerd en beheerd.

Registratie vereisen: Dit is de belangrijkste instelling voor je bedrijfsmodel. Aanbevolen: stel dit in op 'Registratie- en inlogformulier' om ervoor te zorgen dat alleen geregistreerde abonnees het ondersteuningssysteem kunnen gebruiken.

Registratievelden: Hiermee kun je het aanmeldformulier aanpassen. Aanbevolen: houd het eenvoudig. Vraag alleen om essentiële informatie zoals naam en e-mail, en markeer deze als 'Verplicht'.

E-mailverificatie (OTP): Stuurt een bevestigingscode naar de e-mail van de gebruiker tijdens registratie. Zeer aanbevolen: schakel dit in om nepaccounts te voorkomen.

Botnaam & Botprofielafbeelding: Geef je bot een naam (bijv. 'Vera Assistent') en upload een logo. Aanbevolen: pas deze aan om de AI betrouwbaarder te laten overkomen.

5. Ontwerpinstellingen

Deze instellingen bepalen de visuele identiteit van je chatwidget.

Kleuren: Dit is essentieel voor branding. Aanbevolen: gebruik de officiële kleurcodes van je merk voor de primaire, secundaire en tertiaire kleuren om overeen te komen met je website.

Koptype: Dit verandert de stijl van de chatkop. Aanbevolen: selecteer 'Merk' om je logo prominent weer te geven.

Kopmerkafbeelding: Nadat je het koptype 'Merk' hebt geselecteerd, moet je hier je bedrijfslogo uploaden.

6. Berichten- en formulierinstellingen

Deze instellingen bepalen de geautomatiseerde berichten die je gebruikers zullen zien.

Welkomstbericht: Begroet bezoekers proactief. Aanbevolen: schakel dit in met een korte vertraging (bijv. 3 seconden) en de optie 'Chat openen'.

Opvolgbericht: Beheert verwachtingen wanneer je team druk is. Aanbevolen: schakel dit in met een vertraging van 1 minuut en een bericht zoals: 'We hebben het momenteel erg druk, maar een medewerker zal zo snel mogelijk bij u zijn.'

Beoordeling: Vraagt automatisch om feedback wanneer een gesprek wordt gesloten. Zeer aanbevolen: schakel dit in. Het is essentieel voor het verbeteren van je servicekwaliteit.

Offlinebericht: Informeert gebruikers dat hun bericht is ontvangen buiten je kantooruren. Aanbevolen: schakel dit in.

Popupbericht & Privacybericht: Aanbevolen: laat deze uitgeschakeld, omdat hun functies al effectiever worden afgehandeld door het welkomstbericht en je registratieformulier.

7. Overige instellingen

Dit tabblad bevat diverse technische en workflow-instellingen.

Geplande kantooruren: Dit is essentieel voor de correcte werking van de functie 'Offlinebericht'. Aanbevolen: stel hier de daadwerkelijke werktijden van je team in.

Afdelingen: Helpt je ondersteuningswachtrij te organiseren. Zeer aanbevolen: Maak ten minste twee afdelingen aan, zoals "Abonnees" en "Algemene vragen."

Wachtrij & Routering: Wijs gesprekken automatisch toe aan medewerkers. Aanbevolen: Schakel dit voorlopig uit. Handmatig toewijzen is vaak efficiënter voor kleine teams.

Prestatieoptimalisatie: Aanbevolen: Schakel "Minify JS" in om je site te versnellen en stel "Oude berichten archiveren" in op bijvoorbeeld "6 maanden" om je database snel te houden.

8. Instellingen voor Kunstmatige Intelligentie (OpenAI)

Ons platform biedt twee manieren om je AI-chatbot te voorzien van OpenAI-technologie. Je kunt de methode kiezen die het beste past bij je technische comfort en zakelijke behoeften.

Methode 1: Gebruik de ingebouwde AI (aanbevolen & eenvoudigst). Dit is de snelste en makkelijkste manier om te starten. Als je de AI naadloos en direct wilt gebruiken, kun je gebruikmaken van ons bestaande, geïntegreerde OpenAI-systeem. Hiermee activeer je de AI met één klik, zonder dat je een extern account nodig hebt. Deze methode maakt gebruik van onze geïntegreerde OpenAI-dienst, die wordt gefactureerd via een eenvoudig creditsysteem. Dit brengt extra kosten met zich mee bovenop je abonnement. Om de AI te laten reageren op je klanten, moet je voldoende creditsaldo hebben op je 'Mijn account'-pagina. Je kunt op elk moment credits kopen met een creditcard. Belangrijk: Als je creditsaldo opraakt, stopt de AI automatisch met reageren op klanten totdat je meer credits toevoegt. Zo activeer je het: Ga naar Instellingen > Kunstmatige Intelligentie; stel in het gedeelte "OpenAI" de "Sync-modus" in op "Automatisch"; zorg dat je AI-credits hebt gekocht via je 'Mijn account'-pagina; vink het vakje "Chatbot" aan om het in te schakelen.

Methode 2: Gebruik je eigen API-sleutel (voor gevorderde gebruikers). Deze methode is bedoeld voor gevorderde gebruikers of ontwikkelaars die een eigen OpenAI-account hebben en liever rechtstreeks door OpenAI worden gefactureerd voor hun gebruik. Belangrijke waarschuwing: Als je niet zeker weet wat een API-sleutel is of hoe je je eigen OpenAI-facturatie beheert, is de beste en veiligste optie om de ingebouwde AI te gebruiken (Methode 1). Zodra de AI via een van beide methoden is verbonden, kun je het gedrag ervan configureren met de andere instellingen op deze pagina, zoals Model, Prompt en Menselijke overname.

9. Ticketinstellingen

Bepaalt het gedrag van het formele ticketsysteem, als je ervoor kiest dit te gebruiken.

Weergeven in dashboard (Artikelen): Toont je kennisbank in het ticketgebied. Aanbevolen: Inschakelen.

Toon geen tickets in chat: Houdt livechat en formele tickets gescheiden. Aanbevolen: Inschakelen voor een betere organisatie.

Registratie vereist: Aanbevolen: Inschakelen om ervoor te zorgen dat alle tickets afkomstig zijn van bekende, geregistreerde gebruikers.

reCaptcha: Beschermt je ticketformulier tegen spam. Zeer aanbevolen: Schakel dit in en voer je Google reCAPTCHA-sleutels in.

10. Artikelinstellingen

Bepaalt je selfservice-kennisbank.

Weergeven in dashboard: Voegt een zoekbalk toe aan je chatwidget, zodat gebruikers antwoorden kunnen zoeken voordat ze een gesprek starten. Zeer aanbevolen: Schakel dit in om je ondersteuningsbelasting te verminderen.

Categorieën weergeven: Organiseert je artikelen op onderwerp voor eenvoudiger bladeren. Aanbevolen: Inschakelen.