Verwalten Sie Ihre E-Mails am selben Ort wie Ihre Chats
E-Mail-Piping synchronisiert ein Postfach mit Vera.Support. E-Mails werden als Unterhaltungen erfasst, und sowohl Ihre Agenten als auch Ihre Kunden können den Thread per E-Mail fortsetzen.
Das ist für Sie geeignet, wenn Kunden weiterhin an eine Support-Adresse schreiben und Sie nicht zwei Posteingänge überwachen möchten. Es passt für jedes Unternehmen, in dem E-Mails und Chats vom selben kleinen Team beantwortet werden.
Schritt für Schritt
Verbinden Sie Ihr Postfach
Gehen Sie zu Einstellungen > Benachrichtigungen > E-Mail-Piping und geben Sie Ihre POP3/IMAP-Serverdaten ein. Das IMAP-Modul muss auf der Mailseite verfügbar sein. Überprüfen Sie dies daher mit dem Verantwortlichen Ihres Mailservers, falls die Verbindung fehlschlägt.
Weisen Sie SMTP auf dieselbe Adresse
Öffnen Sie Einstellungen > Benachrichtigungen > SMTP und setzen Sie die Absenderadresse auf dieselbe Adresse, mit der der Piping-Server verbunden ist. Der gesamte E-Mail-Versand erfolgt von dieser Adresse, und alle antworten darauf. Eine Abweichung unterbricht den Kreislauf.
Wählen Sie aus, was zu einer Unterhaltung wird
„Alle E-Mails konvertieren“ verwandelt jede Nachricht, die in diesem Postfach eingeht, in eine Chat-Nachricht. Nutzen Sie Filter, um unerwünschte E-Mails fernzuhalten: Geben Sie kommagetrennte Schlüsselwörter ein. Jede E-Mail, deren Text, Betreff oder Absender eines davon enthält, wird nicht konvertiert.
Regeln Sie Antwortadressen für Ihr Team
Agenten und Administratoren können die Piping-Adresse nicht zum Antworten verwenden. Jeder von ihnen benötigt eine andere Adresse, und es muss die Adresse sein, die in seinem Profil hinterlegt ist. Andernfalls wird ihre Antwort nicht der Unterhaltung zugeordnet.
Senden Sie einen Test von einer externen Adresse
E-Mails von eigenen Agenten und Administratoren werden ignoriert. Ein Test von Ihrem eigenen Account scheint daher wirkungslos. Schreiben Sie von einer fremden Adresse und beobachten Sie, wie die Konversation erscheint.
Einstellungsreferenz
| Einstellung | Funktionsweise |
|---|---|
| E-Mail-Piping | Enthält die POP3/IMAP-Daten des Postfachs, das in Konversationen umgewandelt werden soll. |
| SMTP | Legt die Absenderadresse für alle E-Mails fest, die mit der Adresse des Piping übereinstimmen muss. |
| Alle E-Mails konvertieren | Wandelt jede E-Mail im Posteingang in eine Chat-Nachricht um, nicht nur Antworten auf bestehende Threads. |
| Filter | Kommagetrennte Schlüsselwörter, die die Konvertierung einer E-Mail verhindern, wenn sie im Text, Betreff oder Absender vorkommen. |
| Trennzeichen | Fügt die Zeile ### Bitte antworten Sie oberhalb dieser Zeile ### in Ihre E-Mails ein und entfernt alles darunter Zitierte. |
| Benachrichtigungen per E-Mail an Kunden | Sendet Ihrem Kunden eine E-Mail, wenn ein Agent im Panel antwortet; wird mit dem Piping automatisch aktiviert. |
| Benachrichtigungen per E-Mail an Agenten | Sendet Ihren Agenten E-Mails über neue Nachrichten; wird mit dem Piping automatisch aktiviert. |
Wissenswertes
Agenten erhalten nur E-Mails, wenn sie offline sind
Wenn ein Agent im Panel angemeldet ist, erhält er keine Benachrichtigungs-E-Mail. Antworten aus dem Panel erreichen den Kunden immer per E-Mail, unabhängig vom Status des Agenten.
Alle E-Mails konvertieren bedeutet alles
Spam- und Werbemails, die in dieses Postfach gelangen, werden ebenfalls zu Chat-Nachrichten, und jede direkt an die Piping-Adresse geschriebene E-Mail eröffnet eine neue Konversation, anstatt sich einer bestehenden anzuschließen. Filter sind hier Ihre Verteidigung.
Der Chatbot kann verhindern, dass E-Mails gesendet werden
Wenn die KI-Übernahme aktiviert ist, werden keine E-Mails gesendet, solange der Chatbot die Antwort kennt. Das ist beabsichtigt, überrascht aber manche, die für jede Nachricht eine Benachrichtigung erwarten.
Zitierte Antworten und überflüssiger Text
Aktivieren Sie Delimiter, wenn Sie doppelte Nachrichten sehen, da es den zitierten Verlauf unterhalb der Linie entfernt. Während es aktiviert ist, kann ### nicht in E-Mails verwendet werden. Manche Mail-Clients fügen eigene Trennzeichen und Zeichenfolgen hinzu, sodass eine konvertierte Nachricht seltsame Überreste enthalten kann; Outlook Web, Outlook, Gmail und Yahoo Mail sind optimiert.
Antworten benötigen den Namen des Empfängers
Die Antwort muss den Empfängernamen zusammen mit der Adresse enthalten, zum Beispiel Vera.Support | SB2457-4734 <[email protected]>. Jeder gängige Client macht dies standardmäßig.
Abteilungen und Antwort-an
Wenn eine Konversation zu einer Abteilung gehört, werden nur die Agenten dieser Abteilung benachrichtigt. Wenn eine eingehende E-Mail eine Reply-to-Adresse enthält, wird diese Adresse zur primären E-Mail des Kunden für Benachrichtigungen.
Häufige Fragen
Können meine Agenten von der Support-Adresse selbst antworten?
Wie verbinde ich ein Gmail- oder Google Workspace-Postfach?
Werden Anhänge übertragen?
Warum erscheinen Nachrichten doppelt?
Warum ist nichts passiert, als ich von meinem eigenen Konto aus eine E-Mail an die Adresse gesendet habe?
Muss ich E-Mail-Benachrichtigungen separat einschalten?
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