ایمیل خود را در همان جایی که چتها را مدیریت میکنید، مدیریت کنید
ایمیل پایپینگ یک صندوق پستی را با Vera.Support همگام میکند. ایمیلها به صورت مکالمه وارد میشوند و هم اپراتورها و هم مشتریان میتوانند مکالمه را از طریق ایمیل ادامه دهند.
این ویژگی برای شما مناسب است اگر مشتریان همچنان به آدرس پشتیبانی ایمیل میزنند و شما نمیخواهید دو صندوق ورودی را نظارت کنید. برای هر کسبوکاری که ایمیل و چت توسط یک تیم کوچک پاسخ داده میشود، مناسب است.
گام به گام
صندوق پستی خود را متصل کنید
به تنظیمات > اعلانها > ایمیل پایپینگ بروید و جزئیات سرور POP3/IMAP خود را وارد کنید. ماژول IMAP باید در سمت ایمیل فعال باشد، بنابراین اگر اتصال برقرار نشد، با مسئول سرور ایمیل خود بررسی کنید.
SMTP را به همان آدرس تنظیم کنید
به تنظیمات > اعلانها > SMTP بروید و آدرس فرستنده را به همان آدرسی که سرور پایپینگ به آن متصل میشود تنظیم کنید. تمام ایمیلها از آن آدرس ارسال میشوند و همه به آن پاسخ میدهند، بنابراین عدم تطابق باعث قطع چرخه میشود.
انتخاب کنید چه چیزی به مکالمه تبدیل شود
تبدیل همه ایمیلها هر پیامی که به آن صندوق میرسد را به یک پیام چت تبدیل میکند. از فیلترها برای جلوگیری از ایمیلهای ناخواسته استفاده کنید: کلمات کلیدی جدا شده با کاما وارد کنید و هر ایمیلی که بدنه، موضوع یا فرستنده آن شامل یکی از این کلمات باشد، تبدیل نمیشود.
آدرسهای پاسخ را برای تیم خود تنظیم کنید
اپراتورها و مدیران نمیتوانند از آدرس پایپینگ برای پاسخ استفاده کنند. هر یک از آنها به یک آدرس متفاوت نیاز دارد و باید آدرسی باشد که در پروفایل آنها ثبت شده است، در غیر این صورت پاسخ آنها با مکالمه مطابقت داده نمیشود.
یک ایمیل آزمایشی از یک آدرس خارجی ارسال کنید
ایمیلهای ارسالی از اکانت خود اپراتورها و مدیران نادیده گرفته میشوند، بنابراین آزمایش از اکانت خودتان طوری به نظر میرسد که انگار هیچ اتفاقی نیفتاده است. از یک آدرس نامرتبط ایمیلی بفرستید و ببینید که مکالمه ظاهر میشود.
راهنمای تنظیمات
| تنظیمات | کارکرد آن |
|---|---|
| Email piping | جزئیات POP3/IMAP صندوق پستی که میخواهید به مکالمه تبدیل شود را نگه میدارد. |
| SMTP | آدرسی که همه ایمیلها از آن ارسال میشوند را تنظیم میکند، که باید با آدرسی که piping به آن متصل میشود مطابقت داشته باشد. |
| تبدیل همه ایمیلها | هر ایمیلی که به صندوق ورودی میرسد را به یک پیام چت تبدیل میکند، نه فقط پاسخهای به موضوعات موجود. |
| فیلترها | کلمات کلیدی جدا شده با کاما که وقتی در متن، موضوع یا فرستنده ایمیل ظاهر میشوند، از تبدیل آن جلوگیری میکنند. |
| Delimiter | خط ### لطفاً پاسخ خود را بالای این خط تایپ کنید ### را به ایمیلهای شما اضافه میکند و هر چیزی که در زیر آن نقل شده است را قطع میکند. |
| اعلانهای ایمیل کاربر | هنگامی که یک اپراتور در پنل پاسخ میدهد، به مشتری شما ایمیل میزند؛ با فعال شدن piping به طور خودکار روشن میشود. |
| اعلانهای ایمیل اپراتور | در مورد پیامهای جدید به اپراتورهای شما ایمیل میزند؛ با فعال شدن piping به طور خودکار روشن میشود. |
خوب است بدانید
اپراتورها فقط زمانی ایمیل دریافت میکنند که آفلاین باشند
اگر یک اپراتور وارد پنل شده باشد، هیچ ایمیلی برای اعلان به او ارسال نمیشود. پاسخهای ارسالی از پنل، صرفنظر از وضعیت اپراتور، همیشه از طریق ایمیل به مشتری میرسند.
تبدیل همه ایمیلها به معنای همه چیز است
ایمیلهای اسپم و تبلیغاتی که به آن صندوق ورودی ارسال میشوند نیز به پیام چت تبدیل میشوند و هر ایمیلی که مستقیماً به آدرس piping نوشته شود، به جای پیوستن به مکالمه موجود، یک مکالمه جدید باز میکند. فیلترها دفاع شما در اینجا هستند.
چتبات میتواند از ارسال ایمیل جلوگیری کند
با فعال بودن واگذاری هوشمند به انسان، تا زمانی که چتبات پاسخ را میداند، هیچ ایمیلی ارسال نمیشود. این عمدی است، اما افرادی که برای هر پیام انتظار اعلان دارند را شگفتزده میکند.
پاسخهای نقلقول شده و متنهای اضافی
اگر پیامهای تکراری میبینید، گزینه Delimiter را فعال کنید، زیرا تاریخچه نقلقول شده زیر خط را حذف میکند. در حالی که فعال است، ### را نمیتوان در ایمیلها استفاده کرد. برخی کلاینتهای ایمیل جداکنندهها و رشتههای خود را اضافه میکنند، بنابراین یک پیام تبدیلشده ممکن است حاوی باقیماندههای عجیب باشد؛ Outlook Web، Outlook، Gmail و Yahoo Mail بهینهسازی شدهاند.
پاسخها نیاز به نام گیرنده دارند
پاسخ باید همراه با آدرس، نام گیرنده را نیز داشته باشد، به عنوان مثال Vera.Support | SB2457-4734 <[email protected]>. هر کلاینت اصلی این کار را به طور پیشفرض انجام میدهد.
دپارتمانها و reply-to
وقتی یک مکالمه متعلق به یک دپارتمان است، فقط اپراتورهای آن دپارتمان مطلع میشوند. اگر یک ایمیل ورودی دارای آدرس reply-to باشد، آن آدرس به ایمیل اصلی مشتری برای اعلانها تبدیل میشود.
سوالات رایج
آیا اپراتورهای من میتوانند از خود آدرس پشتیبانی پاسخ دهند؟
چگونه یک صندوق پستی Gmail یا Google Workspace را متصل کنم؟
آیا پیوستها منتقل میشوند؟
چرا پیامها دو بار نمایش داده میشوند؟
چرا وقتی از حساب خودم به آدرس ایمیل فرستادم، هیچ اتفاقی نیفتاد؟
آیا باید اعلانهای ایمیل را جداگانه فعال کنم؟
آماده پایان دادن به هرجومرج هستید؟
پیامهای خود را یکپارچه کنید، سوالات تکراری را خودکار کنید و مکالمات را به درآمد تبدیل کنید — از امروز شروع کنید.
شروع کنید