Gestisci la tua email nello stesso posto delle chat
Email piping sincronizza una casella di posta con Vera.Support. Le email arrivano come conversazioni e sia gli agenti che i clienti possono proseguire il thread via email.
Questa funzione fa per te se i clienti scrivono ancora a un indirizzo di supporto e preferisci non dover controllare due caselle di posta. È adatta a qualsiasi azienda in cui email e chat vengono gestite dallo stesso piccolo team.
Passo dopo passo
Collega la tua casella di posta
Vai su Impostazioni > Notifiche > Email piping e inserisci i dettagli del tuo server POP3/IMAP. Il modulo IMAP deve essere disponibile lato posta, quindi verifica con chi gestisce il tuo server di posta se la connessione fallisce.
Punta SMTP allo stesso indirizzo
Apri Impostazioni > Notifiche > SMTP e imposta l'indirizzo di invio sullo stesso indirizzo a cui si connette il server di piping. Tutta la posta in uscita proviene da quell'indirizzo e tutti rispondono a esso, quindi una discrepanza interrompe il ciclo.
Scegli cosa diventa una conversazione
Converti tutte le email trasforma ogni messaggio che arriva in quella casella in un messaggio di chat. Usa i Filtri per tenere fuori la posta indesiderata: inserisci parole chiave separate da virgole e qualsiasi email il cui corpo, oggetto o mittente ne contenga una non verrà convertita.
Organizza gli indirizzi di risposta per il tuo team
Agenti e amministratori non possono usare l'indirizzo di piping per rispondere. Ognuno di loro ha bisogno di un indirizzo diverso, che deve essere quello registrato sul proprio profilo, altrimenti la loro risposta non verrà abbinata alla conversazione.
Invia un test da un indirizzo esterno
Le email inviate dai tuoi agenti e amministratori vengono ignorate, quindi un test dal tuo account sembrerà non avere effetto. Scrivi da un indirizzo diverso e vedrai apparire la conversazione.
Riferimento impostazioni
| Impostazione | Cosa fa |
|---|---|
| Inoltro email | Contiene i dettagli POP3/IMAP della casella di posta che vuoi trasformare in conversazioni. |
| SMTP | Imposta l'indirizzo da cui vengono inviate tutte le email, che deve corrispondere a quello utilizzato per l'inoltro. |
| Converti tutte le email | Converte ogni email che arriva nella casella di posta in un messaggio di chat, non solo le risposte a thread esistenti. |
| Filtri | Parole chiave separate da virgole che impediscono la conversione di un'email quando compaiono nel corpo, nell'oggetto o nel mittente. |
| Delimitatore | Aggiunge la riga ### Per favore, scrivi la tua risposta sopra questa riga ### alle tue email e taglia tutto ciò che è citato al di sotto. |
| Notifiche email per l'utente | Invia un'email al tuo cliente quando un agente risponde nel pannello; si attiva automaticamente con l'inoltro. |
| Notifiche email per l'agente | Invia email ai tuoi agenti riguardo ai nuovi messaggi; si attiva automaticamente con l'inoltro. |
Da sapere
Gli agenti ricevono email solo quando sono offline
Se un agente ha effettuato l'accesso al pannello, non riceverà alcuna notifica via email. Le risposte inviate dal pannello arrivano sempre al cliente per email, indipendentemente dallo stato dell'agente.
Converti tutte le email significa tutto
Anche spam e email promozionali inviate a quella casella di posta diventano messaggi chat, e ogni email scritta direttamente all'indirizzo di piping apre una nuova conversazione invece di unirsi a una esistente. I filtri sono la tua difesa in questo caso.
Il chatbot può impedire l'invio di email
Con l'intervento umano attivato, non vengono inviate email finché il chatbot conosce la risposta. È una scelta voluta, ma sorprende chi si aspetta una notifica per ogni messaggio.
Risposte citate e testo superfluo
Attiva il delimitatore se vedi messaggi duplicati, perché rimuove la cronologia citata sotto la riga. Mentre è attivo, ### non può essere usato nelle email. Alcuni client di posta aggiungono i propri delimitatori e stringhe, quindi un messaggio convertito può contenere residui strani; Outlook Web, Outlook, Gmail e Yahoo Mail sono ottimizzati.
Le risposte richiedono il nome del destinatario
La risposta deve contenere il nome del destinatario insieme all'indirizzo, ad esempio Vera.Support | SB2457-4734 <[email protected]>. Ogni client principale lo fa per impostazione predefinita.
Reparti e rispondi-a
Quando una conversazione appartiene a un reparto, solo gli agenti di quel reparto vengono notificati. Se un'email in arrivo ha un indirizzo di risposta, quell'indirizzo diventa l'email principale del cliente per le notifiche.
Domande frequenti
I miei agenti possono rispondere dall'indirizzo di supporto stesso?
Come collego una casella di posta Gmail o Google Workspace?
Gli allegati vengono trasmessi?
Perché i messaggi vengono visualizzati due volte?
Perché non è successo nulla quando ho inviato un'email dall'indirizzo del mio account?
Devo attivare separatamente le notifiche email?
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