Informez vos visiteurs que vous êtes fermé sans perdre leur message
Le message d'absence répond automatiquement lorsque personne n'est là pour répondre. Le visiteur sait que son message a bien été reçu et qu'il vous attend dans le panneau.
Utilisez cette fonctionnalité lorsque votre chat est ouvert 24h/24 mais que votre équipe ne l'est pas. Elle convient à toute entreprise ayant des horaires de bureau fixes ou des agents qui se déconnectent en fin de journée.
Pas à pas
Rédigez le message
Allez dans Paramètres > Messages et remplissez le message d'absence. C'est ce que verra l'utilisateur lorsqu'il écrit en dehors des heures d'ouverture ou lorsque tous les agents sont hors ligne.
Personnalisez-le
Le message d'absence prend en charge le formatage du texte et les champs de fusion, vous pouvez donc saluer la personne par son nom au lieu d'envoyer un avis impersonnel.
Décidez quand il s'envoie
Par défaut, le message est également envoyé pendant les heures d'ouverture si tous les agents sont hors ligne. Si vous souhaitez qu'il ne soit envoyé qu'en dehors de vos heures d'ouverture, activez l'option Désactiver la vérification des agents dans Paramètres > Messages.
Référence des paramètres
| Paramètre | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Message d'absence | La réponse envoyée à un utilisateur dont le message arrive en dehors des heures d'ouverture ou lorsque tous les agents sont hors ligne. |
| Désactiver la vérification des agents | Empêche l'envoi du message d'absence pendant les heures d'ouverture lorsque tous les agents sont momentanément hors ligne. |
Bon à savoir
Un par heure, par personne
Un même utilisateur ne reçoit le message d'absence qu'une fois par heure maximum. Si quelqu'un envoie plusieurs messages à la suite, il ne sera pas informé deux fois.
Être hors ligne pendant les heures d'ouverture compte toujours
Par défaut, le message est envoyé dès que tous les agents sont hors ligne, même en plein milieu de vos horaires d'ouverture. Désactiver la vérification des agents est le paramètre qui modifie ce comportement.
Le chat d'équipe vous maintient en ligne
Un agent connecté via un outil de chat d'équipe est considéré comme en ligne. Si quelqu'un y est connecté, la vérification des agents considère votre équipe comme disponible.
La prise en charge humaine modifie le timing
Lorsque la prise en charge humaine est active, le message d'absence n'est envoyé que pendant cette période.
Les canaux de messagerie ignorent le planning
Sur les canaux de messagerie, le planning lui-même n'est pas envoyé. Rédigez donc le message pour qu'il soit compréhensible seul.
Questions fréquentes
Où puis-je rédiger le message d'absence ?
Pourquoi le message d'absence est-il envoyé alors que nous sommes ouverts ?
Est-ce qu'une personne recevra le message encore et encore ?
Puis-je utiliser le nom du client dans le message ?
Un agent connecté à notre chat d'équipe est-il considéré comme hors ligne ?
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