Op de hoogte blijven van nieuwe berichten, ook als het paneel gesloten is
E-mailnotificaties laten je team weten dat een klant wacht en laten je klant weten dat je hebt gereageerd. Beide schakel je in vanaf één plek.
Je kunt niet de hele dag in het paneel zitten, en je klanten ook niet. Deze pagina legt uit wie een e-mail ontvangt, wanneer deze wordt verzonden en in welke gevallen er helemaal geen e-mail uitgaat.
Stap voor stap
Schakel medewerkers-e-mails in
Ga naar Instellingen > Notificaties > Medewerkers e-mailnotificaties en schakel dit in. Hiermee krijgt je team een seintje dat een klant heeft geschreven terwijl niemand naar het paneel keek.
Schakel gebruikers-e-mails in
Ga naar Instellingen > Notificaties > Gebruikers e-mailnotificaties en schakel dit in. Je klant hoort dan van je reactie, zelfs nadat ze de chat hebben gesloten.
Stel het e-mailsjabloon in
Elke notificatie-e-mail is opgebouwd uit het sjabloon bij Instellingen > Notificaties > E-mailsjabloon. Het sjabloon moet het {content} samenvoegveld bevatten, want daarin wordt het bericht zelf geplaatst.
Bepaal of beheerders e-mails ontvangen
Als je beheerders geen notificatie-e-mails willen, schakel dan Instellingen > Notificaties > Stuur geen notificaties naar beheerders in.
Stuur jezelf een test
Gebruik Instellingen > Meldingen > Stuur een e-mailmelding naar medewerker en Stuur een e-mailmelding naar gebruiker om te controleren of de e-mail aankomt en de template er goed uitziet.
Overweeg de geplande optie
Als je liever één overzichtelijke samenvatting ontvangt dan een melding bij elke gebeurtenis, schakel dan Instellingen > Meldingen > E-mailmeldingen via cron-job in. De e-mail bevat dan het volledige gesprek en wordt maar één keer verzonden.
Instellingenoverzicht
| Instelling | Wat het doet |
|---|---|
| E-mailmeldingen voor medewerkers | Stuurt een e-mail naar je medewerkers en beheerders wanneer een klant een bericht stuurt. |
| E-mailmeldingen voor gebruikers | Stuurt een e-mail naar de klant wanneer deze offline is en er een antwoord binnenkomt. |
| E-mailtemplate | De verpakking die voor elke meldingsmail wordt gebruikt; deze moet het {content} samenvoegveld bevatten. |
| Geen meldingen naar beheerders sturen | Voorkomt dat meldingsmails bij beheerders terechtkomen. |
| Stuur een e-mailmelding naar medewerker | Stuurt een testmelding naar een medewerker zodat je de levering kunt controleren. |
| Stuur een e-mailmelding naar gebruiker | Stuurt een testmelding naar een gebruiker zodat je de levering kunt controleren. |
| E-mailmeldingen via cron-job | Stuurt meldingen op een schema in plaats daarvan, als één e-mail met het volledige gesprek. |
Om te weten
Alleen offline agenten krijgen een e-mail
Als een agent of beheerder online is in het paneel, wordt er geen e-mail naar hen gestuurd. De aanname is dat ze het bericht al kunnen zien.
Eén e-mail, niet één per bericht
Er gaat maar één e-mail uit. Latere berichten in hetzelfde gesprek triggeren geen nieuwe, dus de inbox blijft rustig.
Wie ontvangt de eerste e-mail
Bij het eerste bericht van een klant gaat de e-mail naar de offline agenten en beheerders van die afdeling, of naar degenen zonder afdeling. Als het gesprek aan één agent is toegewezen, krijgt alleen die agent een e-mail.
Na de eerste e-mail
Alles wat volgt, gaat alleen naar de laatste agent in het gesprek, niet terug naar de hele afdeling.
Klanten horen er alleen over als ze weg zijn
Gebruikers krijgen alleen een e-mail als ze offline zijn, en slechts één keer per reeks berichten.
De chatbot kan e-mails stilzetten
Met AI-menselijke overdracht ingeschakeld, worden er geen e-mails verzonden wanneer de chatbot het antwoord weet. Niemand hoeft gewaarschuwd te worden voor een vraag die al is afgehandeld.
Veelgestelde vragen
Waarom heb ik geen e-mail ontvangen over een nieuw bericht?
Krijg ik een e-mail voor elk bericht dat een klant stuurt?
Kan ik voorkomen dat mijn beheerders deze e-mails ontvangen?
Mijn chatbot heeft de vraag beantwoord en er is geen e-mail aangekomen. Is dat een fout?
Kan ik één e-mail met het volledige gesprek ontvangen in plaats van een melding?
Hoe controleer ik of meldings-e-mails werken?
Klaar om de chaos te stoppen?
Verenig je berichten, automatiseer de herhalende vragen en zet gesprekken om in omzet — begin vandaag nog.
Aan de slag