Benachrichtigungen

Erfahren Sie von einer neuen Nachricht, auch wenn das Panel geschlossen ist

E-Mail-Benachrichtigungen informieren Ihr Team, dass ein Kunde wartet, und teilen Ihrem Kunden mit, dass Sie geantwortet haben. Beides wird an einer Stelle aktiviert.

Sie können nicht den ganzen Tag im Panel sitzen – und Ihre Kunden auch nicht. Diese Seite erklärt, wer eine E-Mail erhält, wann sie gesendet wird und in welchen Fällen gar keine E-Mail verschickt wird.

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Schritt für Schritt

Agenten-E-Mails aktivieren

Gehen Sie zu Einstellungen > Benachrichtigungen > Agenten-E-Mail-Benachrichtigungen und aktivieren Sie diese. So erfährt Ihr Team, dass ein Kunde geschrieben hat, während niemand das Panel beobachtet hat.

Benutzer-E-Mails aktivieren

Gehen Sie zu Einstellungen > Benachrichtigungen > Benutzer-E-Mail-Benachrichtigungen und aktivieren Sie diese. Ihr Kunde erfährt dann von Ihrer Antwort, auch nachdem er den Chat geschlossen hat.

Die E-Mail-Vorlage festlegen

Jede Benachrichtigungs-E-Mail wird aus der Vorlage unter Einstellungen > Benachrichtigungen > E-Mail-Vorlage erstellt. Die Vorlage muss das Merge-Feld {content} enthalten, denn dort wird die Nachricht selbst eingefügt.

Festlegen, ob Administratoren E-Mails erhalten

Wenn Ihre Administratoren keine Benachrichtigungs-E-Mails wünschen, aktivieren Sie Einstellungen > Benachrichtigungen > Keine Benachrichtigungen an Administratoren senden.

Senden Sie sich selbst einen Test

Nutzen Sie Einstellungen > Benachrichtigungen > Agent-E-Mail-Benachrichtigung senden und Benutzer-E-Mail-Benachrichtigung senden, um zu prüfen, ob die E-Mail ankommt und die Vorlage korrekt aussieht.

Ziehen Sie die geplante Option in Betracht

Wenn Sie lieber eine übersichtliche Zusammenfassung erhalten möchten, anstatt bei jedem Ereignis benachrichtigt zu werden, aktivieren Sie unter Einstellungen > Benachrichtigungen die Option E-Mail-Benachrichtigungen per Cron-Job. Die E-Mail enthält dann die gesamte Konversation und wird nur einmal gesendet.

Einstellungsreferenz

Einstellung	Funktionsweise
Agent-E-Mail-Benachrichtigungen	Sendet Ihren Agenten und Administratoren eine E-Mail, wenn ein Kunde eine Nachricht schreibt.
Benutzer-E-Mail-Benachrichtigungen	Sendet dem Kunden eine E-Mail, wenn er offline ist und eine Antwort eingeht.
E-Mail-Vorlage	Die Hülle, die für jede Benachrichtigungs-E-Mail verwendet wird; sie muss das Merge-Feld {content} enthalten.
Keine Benachrichtigungen an Administratoren senden	Verhindert, dass Benachrichtigungs-E-Mails an Administratoren gesendet werden.
Agent-E-Mail-Benachrichtigung senden	Sendet eine Testbenachrichtigung für Agenten, damit Sie die Zustellung überprüfen können.
Benutzer-E-Mail-Benachrichtigung senden	Sendet eine Testbenachrichtigung für Benutzer, damit Sie die Zustellung überprüfen können.
E-Mail-Benachrichtigungen per Cron-Job	Sendet stattdessen Benachrichtigungen nach einem Zeitplan als einzelne E-Mail, die die gesamte Konversation enthält.

Wissenswertes

Nur offline Agenten erhalten eine E-Mail

Wenn ein Agent oder Admin im Panel online ist, wird ihm keine E-Mail gesendet. Die Annahme ist, dass er die Nachricht bereits sehen kann.

Eine E-Mail, nicht eine pro Nachricht

Es wird nur eine einzige E-Mail versendet. Spätere Nachrichten in derselben Konversation lösen keine weitere aus, sodass der Posteingang ruhig bleibt.

Wer die erste E-Mail erhält

Bei der ersten Nachricht eines Kunden geht die E-Mail an die offline Agenten und Admins dieser Abteilung oder an diejenigen ohne Abteilung. Wenn die Konversation einem Agenten zugewiesen ist, erhält nur dieser Agent eine E-Mail.

Nach der ersten E-Mail

Alles, was danach kommt, geht nur an den letzten Agenten in der Konversation, nicht zurück an die gesamte Abteilung.

Kunden erfahren nur davon, wenn sie abwesend sind

Benutzer erhalten nur dann eine E-Mail, wenn sie offline sind, und nur einmal pro Nachrichtenschub.

Der Chatbot kann E-Mails unterdrücken

Wenn die KI-Übergabe an einen Menschen aktiviert ist, werden keine E-Mails gesendet, wenn der Chatbot die Antwort kennt. Niemand muss auf eine Frage aufmerksam gemacht werden, die bereits beantwortet wurde.

Häufige Fragen

Warum habe ich keine E-Mail zu einer neuen Nachricht erhalten?

Der häufigste Grund ist, dass Sie online im Panel waren. Nur offline Agenten und Admins erhalten eine E-Mail. Es kann auch sein, dass die erste E-Mail bereits versendet wurde und Sie nicht der letzte Agent in dieser Konversation waren.

Erhalte ich für jede Nachricht, die ein Kunde sendet, eine E-Mail?

Nein. Es wird nur eine E-Mail gesendet, und spätere Nachrichten im Gespräch lösen keine weitere aus.

Kann ich verhindern, dass meine Administratoren diese E-Mails erhalten?

Ja. Aktivieren Sie Einstellungen > Benachrichtigungen > Keine Benachrichtigungen an Administratoren senden.

Mein Chatbot hat die Frage beantwortet und es ist keine E-Mail eingegangen. Ist das ein Fehler?

Nein, das ist beabsichtigt. Wenn die KI-gestützte Übergabe an einen Menschen aktiv ist, werden keine E-Mails gesendet, wenn der Chatbot die Antwort kennt.

Kann ich eine E-Mail mit dem gesamten Gesprächsverlauf anstelle einer Benachrichtigung erhalten?

Ja. Schalten Sie Einstellungen > Benachrichtigungen > E-Mail-Benachrichtigungen per Cron-Job ein. Benachrichtigungen werden dann zeitgesteuert gesendet, die E-Mail enthält das gesamte Gespräch und wird nur einmal versendet.

Wie kann ich überprüfen, ob die Benachrichtigungs-E-Mails funktionieren?

Verwenden Sie die Optionen 'Eine Agenten-E-Mail-Benachrichtigung senden' und 'Eine Benutzer-E-Mail-Benachrichtigung senden' unter Einstellungen > Benachrichtigungen. Wenn die Vorlage falsch aussieht, prüfen Sie, ob sie noch das Merge-Feld {content} enthält.

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