Antworten Sie jedem Besucher, Paar und Käufer noch vor dem großen Tag
Vera.Support bringt jede Event-Nachricht – WhatsApp, Instagram-DMs, Facebook, Telegram, Website-Live-Chat und mehr – in einen gemeinsamen Posteingang, mit einer KI, die auf Ihre eigenen Locations, Pakete und Veranstaltungsdetails trainiert ist und rund um die Uhr antwortet.
Kommt Ihnen bekannt vor?
Wir wissen, dass bei der Planung von Veranstaltungen die Fragen nie aufhören und sich alle dringend anfühlen: Ein Paar vergleicht um Mitternacht Locations, ein Firmenkunde benötigt die AV-Spezifikation und eine Datumsreservierung vor der Unterschrift, Ticketkäufer fragen eine Stunde vor Einlass nach Rückerstattungen, und Ihr Instagram ist voller DMs zur Verfügbarkeit für nächsten Juni. Sie jonglieren mit Besichtigungen, Dienstleistern und Ablaufplänen, während ein buchungsbereiter Lead auf WhatsApp darauf wartet, dass ihn jemand bemerkt. Eine langsame Antwort und eine Hochzeit, eine Konferenz oder ein ausverkaufter Abend wandert leise zu dem, der zuerst geantwortet hat.
Anfragen verteilt über zu viele Apps
Eine Braut schreibt Ihnen auf Instagram, ein Firmenplaner nutzt den Website-Chat, und ein Ticketkäufer textet die WhatsApp-Nummer auf einem privaten Telefon, das jemand übers Wochenende mit nach Hause genommen hat. Da nichts an einem Ort ist, werden Threads übersehen, doppelt beantwortet oder erst zwei Tage später beantwortet. Sobald ein Koordinator vor Ort für einen Aufbau ist oder Feierabend hat, werden alle Gespräche, die er geführt hat, für den Rest des Teams unsichtbar – und der Kunde sieht nur Stille.
Heiße Leads buchen über Nacht woanders
Ein Paar setzt drei Locations auf die Shortlist und fragt am Sonntagabend jede nach Verfügbarkeit für ihr Datum. Wer zuerst antwortet, bekommt die Besichtigung, und am Montagmorgen ist der Juni-Samstag, den Sie wollten, weg. Eventbuchungen sind hochwertig und emotional, doch jede Nachricht, die nach Feierabend unbeantwortet bleibt, gibt das Datum – und die Einnahmen aus Verpflegung, Bar und Upgrades – leise an einen Konkurrenten mit schnellerem Posteingang ab.
Die gleichen Fragen, jeden Tag aufs Neue
Kapazität, Parkplätze, Korkengeld, Mindestbestellwerte für Catering, was das Paket beinhaltet, ob man einen eigenen DJ mitbringen kann, ob das Datum noch frei ist – Ihr Team tippt die gleichen Antworten dutzende Male am Tag über Telefon, Chat und DMs. Das hält Planer von den Verträgen ab, die sie gerade abschließen, und jeder neue Koordinator muss die Antworten von Grund auf lernen, anstatt Veranstaltungen zu betreuen, sodass die Antworten, die Kunden erhalten, davon abhängen, wer gerade rangegangen ist.
Ticketkäufer in Panik kurz vor Einlass
Am Abend einer Show wird Ihr Posteingang mit hektischen Fragen überflutet: Wo kann ich mein Ticket abholen, gibt es eine Warteliste, kann ich noch eine Rückerstattung bekommen, wann öffnen die Türen, der QR-Code lässt sich nicht scannen. Das Volumen steigt genau zu der Stunde, in der Ihr Team auf dem Boden ist und am wenigsten tippen kann. Käufer, die keine Antwort erhalten, gehen vom Schlimmsten aus, reichen Rückbuchungen ein oder posten wütende Ein-Stern-Bewertungen, während die Veranstaltung noch läuft.
Versprechen und Details gehen zwischen Mitarbeitern verloren
Ein Kunde erscheint und erwartet den frühen Aufbau sowie die zwei zusätzlichen Cocktailtische, die ein Koordinator vor Wochen zugesagt hat – doch davon findet sich nirgends eine Notiz. Grundrisse, Essenswünsche, Ankunftszeiten der Dienstleister, Anzahlungsbedingungen und Sonderwünsche leben in privaten WhatsApp-Threads und verstreuten E-Mails, die am Tag des Ausscheidens eines Mitarbeiters verschwinden. Wenn es zu einer Streitigkeit oder einer Rückbuchung kommt, kann niemand beweisen, was tatsächlich vereinbart wurde.
Upsells verpuffen kurz vor dem Termin
Kunden fragen nach einem Begrüßungsgetränk, einem späten Check-out, einer zusätzlichen Barstunde, einem Upgrade oder Premium-Sitzplätzen – doch bis jemand zurückkommt, haben sie das Interesse verloren, und der Moment ist vorbei. Sie verschenken echte Einnahmen, nur weil niemand schnell genug geantwortet hat, während der Kunde noch begeistert und bereit war, zuzusagen.
Wie Vera.Support Ihnen hilft
Ein gemeinsamer Posteingang für alle Kanäle
Vera.Support vereint WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, Telegram, Viber, Slack, LINE, WeChat, Zalo, Twitter/X und den Live-Chat Ihrer Website in einem Team-Posteingang. Jedes Paar, jeder Planer und jeder Ticketkäufer landet am selben Ort, egal wie sie Sie erreicht haben – Schluss mit dem Hin- und Her zwischen privaten Handys und Postfächern. Intelligentes Routing leitet jede Konversation an Vertrieb, Koordination oder die Kasse weiter, und eine interne Notiz im Thread sorgt dafür, dass ein Koordinator vor Ort oder außer Dienst niemals einen Kunden im Dunkeln lässt.
KI, die Leads um 2 Uhr morgens beantwortet
Trainieren Sie die Vera-KI auf Ihre eigenen Locations, Kapazitäten, Pakete, Preise und FAQs, sodass sie sofort antwortet, sobald ein Paar oder Firmenkunde nachts über eine Buchung entscheidet. Angetrieben von OpenAI und Google, antwortet sie nur mit Inhalten, die Sie freigegeben haben – sie erfindet nie eine Kapazität oder nennt einen Preis, den Sie nicht festgelegt haben – und fängt so die wertvollen Leads ein, die langsame Antworten sonst verlieren. Wenn eine Frage eine Person erfordert, übergibt sie die gesamte Konversation, sodass niemand den Kunden bitten muss, sich zu wiederholen.
Textbausteine für Routinefragen
Erstellen Sie eine Bibliothek mit ausgefeilten, markenkonformen Textbausteinen für Parkplätze, Kapazitäten, Korkengeld, Mindestbestellwerte, Paketleistungen und andere wiederkehrende Fragen, und fügen Sie mit zwei Klicks eine perfekte Antwort ein. Automatisierungen und die KI erledigen den vorhersehbaren Posteingangsverkehr von selbst. Ihre Planer müssen dieselben Sätze nicht immer wieder neu tippen, jeder Kunde erhält dieselbe korrekte Antwort, und Ihr Team kann sich wieder auf die Verträge konzentrieren, die es gerade abschließt.
Beruhigen Sie den Nachrichtenansturm vor der Veranstaltung
Wenn die Fragen am Abend einer Veranstaltung hochkochen – Treffpunkte, Einlass, Wartelisten, Rückerstattungsrichtlinien, QR-Codes – beantwortet die KI sie sofort, während Ihr Team vor Ort arbeitet. Käufer erhalten in Sekunden eine echte, korrekte Antwort statt Stille, sodass Panik, Rückbuchungen und wütende Bewertungen gar nicht erst entstehen. Alles, was wirklich knifflig ist, wird direkt an eine Person weitergeleitet, mit dem vollständigen Thread im Anhang, und Textbausteine ermöglichen es Ihrem Team, den Rest im Eiltempo zu erledigen.
Alle Details in einem Kundenprofil
Jede Nachricht, Zusage und Anfrage wird einem umfassenden Kundenprofil hinzugefügt, das jedes autorisierte Teammitglied öffnen kann. Der frühe Aufbau, die Essenswünsche, die zwei zusätzlichen Tische, die Dienstleisterliste, die Anzahlungsbedingungen – alles dokumentiert, durchsuchbar und bei Übergabe einsehbar. Wenn Sie eine Streitigkeit oder Rückbuchung prüfen, haben Sie den vollständigen, mit Zeitstempel versehenen Nachweis, was genau und wann vereinbart wurde – die Diskussion dreht sich um Fakten, nicht um Erinnerungen.
Upgrades direkt im Gespräch vorschlagen
Die Vera-KI erkennt Absichten und bietet proaktiv das passende Upgrade an – eine zusätzliche Barstunde, einen Empfang, ein Premium-Paket, einen späten Check-out oder bessere Sitzplätze – direkt im Chat, während der Kunde noch begeistert ist. Textbausteine machen es Ihrem Team leicht, bei größeren Anfragen nachzuhaken, und verwandeln eine einfache Verfügbarkeitsfrage in eine größere Buchung, bevor der Moment verfliegt.
So funktioniert es
Verbinden Sie Ihre Kanäle
Verknüpfen Sie WhatsApp, Instagram, Facebook und Ihren Website-Chat mit nur wenigen Klicks – ohne Entwickler und ohne Änderung Ihrer bestehenden Nummern oder Social-Media-Konten.
Trainieren Sie die KI mit Ihren Veranstaltungsdaten
Fügen Sie Ihre FAQ-Seite, Details zu Veranstaltungsorten und Paketen sowie Richtlinien ein oder laden Sie ausgewählte Dokumente hoch – die KI beantwortet daraus innerhalb weniger Minuten präzise Fragen.
Ihr Team kümmert sich um das Wesentliche
Routineanfragen und Spitzenaufkommen werden rund um die Uhr automatisch bearbeitet, während Vertrieb und Koordination nur die Gespräche erhalten, die eine persönliche Note benötigen – bereits mit vollständigem Kontext.
Entwickelt für Ihre Arbeitsweise
- Automatische Beantwortung von Fragen zur Verfügbarkeit von Veranstaltungsorten spätabends
- Weiterleitung von Firmen- und Hochzeitsanfragen an den richtigen Planer
- Versand von Vorab-Informationen per WhatsApp vor dem großen Tag
- Bearbeitung von Rückerstattungs- und Abholanfragen während des Ticketansturms
- Verwaltung von Gruppen- und Lieferantenkoordination aus einem gemeinsamen Posteingang
- Sammeln von Feedback nach einer Veranstaltung durch eine Follow-up-Nachricht
Und da ist noch mehr
Alles Weitere, was Sie mit Vera.Support erhalten – in jedem Plan enthalten.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet der Einstieg für ein Event-Unternehmen?
Wie lange dauert die Einrichtung? Wir sind nicht technisch versiert.
Wird die KI Preise oder Verfügbarkeiten erfinden?
Werden unsere Kunden- und Gästedaten privat und DSGVO-konform behandelt?
Wird es unsere Event-Koordinatoren ersetzen?
Kann sie den Nachrichtenanstieg kurz vor einer Veranstaltung bewältigen?
Unsere Kunden und Gäste sprechen viele Sprachen. Kann Vera das bewältigen?
Was ist, wenn wir kündigen möchten? Gibt es lange Verträge?
Bereit, das Chaos zu beenden?
Vereinheitlichen Sie Ihre Nachrichten, automatisieren Sie wiederkehrende Fragen und verwandeln Sie Gespräche in Umsatz – ab heute.
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