Jede Frage beantworten, jede Anmeldung sichern – auf jedem Kanal
Familien erreichen Ihre Schule, wie es ihnen am besten passt – WhatsApp, Instagram, Ihre Website, Telegram, Messenger – und Vera.Support fasst jede Nachricht in einem gemeinsamen Posteingang zusammen. So antwortet Ihr Aufnahmeteam schneller und verliert nie einen Interessenten.
Kommt Ihnen bekannt vor?
Wir wissen: Der Betrieb einer Schule oder eines Schulungszentrums bedeutet, dass Sie gleichzeitig Anmeldeunterlagen bearbeiten, besorgte Eltern beruhigen, Mitarbeiterfragen beantworten und den Anmeldestress bewältigen müssen. Interessierte Familien warten nicht zwei Tage auf eine Antwort – sie melden sich bei dem an, der zuerst und gut antwortet. Das Flickwerk, das Sie heute nutzen – hier ein privater WhatsApp-Account, dort ein gemeinsames Gmail, eine Facebook-Seite, die jemand zweimal pro Woche checkt – wurde nie für dieses Volumen oder diese Geschwindigkeit entwickelt.
Anfragen verstreut überall
Ein Elternteil fragt per Instagram-DM nach den Schulgebühren, ein anderes erkundigt sich auf WhatsApp nach dem Lehrplan, und ein drittes füllt das Kontaktformular aus. Ihre Aufnahmekoordinatorin hat sechs Tabs offen und verpasst trotzdem die wichtigste Nachricht. Bis es jemand bemerkt, hat die Familie bereits die Schule um die Ecke besichtigt.
Fragen am Abend und am Wochenende bleiben unbeantwortet
Eltern informieren sich nach der Arbeit und am Wochenende über Schulen – genau dann, wenn Ihr Büro geschlossen ist. Sie schreiben eine Nachricht zur offenen Anmeldung, hören bis Montag nichts und gehen stillschweigend davon aus, dass Sie desorganisiert sind. Die Alternative – die private Handynummer eines Mitarbeiters herauszugeben – führt nur dazu, dass Anrufe zur Aufnahme um 22 Uhr eingehen.
Immer dieselben Fragen
Was kostet es? Gibt es einen Schulbus auf unserer Route? Welche Unterlagen brauchen wir zur Anmeldung? Ihr Team tippt dieselben zwanzig Antworten dutzende Male pro Woche. Jede Minute, die für eine Routinefrage aufgewendet wird, fehlt einer Familie, die wirklich ein persönliches Gespräch braucht.
Beschwerden, die leise verschwinden
Ein Elternteil äußert eine Sorge zu einem Vorfall auf dem Spielplatz in einem Messenger-Chat, der mit dem privaten Account eines Mitarbeiters verbunden ist. Ein Kollege sieht es, geht davon aus, dass ein anderer antwortet, und niemand tut es. Eine Woche später eskaliert es zu einer wütenden E-Mail an die Schulleitung – wegen einer Nachricht, die einfach unbeantwortet blieb.
Keine Ahnung, wie Ihr Team arbeitet
Sie können nicht nachvollziehen, wie lange die Aufnahmeabteilung für eine Antwort braucht, wer für welche Familie zuständig war oder wie viele Gespräche während der Spitzenanmeldewoche unbeantwortet blieben. Wenn der Vorstand nachfragt, warum die Anfragen zurückgegangen sind, müssen Sie raten. Ohne Zahlen ist jede Personal- und Nachfassentscheidung ein Schuss ins Blaue.
Interessierte Familien, die warten gelassen werden
Ein Elternteil besucht unsere Website um 22 Uhr, neugierig auf unser Curriculum und die Anmeldung. Aber unser Büro ist geschlossen, und dieses Interesse verfliegt bis zum Morgen. Wir verlieren Familien, nur weil wir ihre Fragen nicht in dem Moment beantworten können, in dem sie sie stellen.
Wie Vera.Support Ihnen hilft
Ein Posteingang für alle Kanäle
Vera.Support bündelt Ihren Website-Chat, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, Telegram und mehr in einem gemeinsamen Posteingang. Ihr Aufnahmeteam sieht jedes Gespräch an einem Ort, weist es dem richtigen Kollegen zu und verliert nie wieder einen Faden zwischen den Plattformen – das löst die Probleme mit verstreuten Anfragen und mangelnder Verantwortlichkeit auf einmal.
Eine KI, die rund um die Uhr antwortet
Trainieren Sie den KI-Chatbot, unterstützt von OpenAI und Google, mit Ihrer Gebührenordnung, Ihren Lehrplanseiten, Anmeldeschritten und FAQs. Er beantwortet Routinefragen sofort zu jeder Tageszeit, in der Sprache der Familie, und übergibt dann mit vollständigem Chatverlauf an einen Menschen, sobald ein Gespräch persönliche Betreuung erfordert – das deckt sowohl die Zeiten außerhalb der Geschäftszeiten als auch sich wiederholende Fragen ab.
Gespeicherte Antworten und intelligente Weiterleitung
Erstellen Sie eine Bibliothek mit präzisen, markenkonformen Antworten zu Schulgeld, Transport, Uniformen und Anmeldeunterlagen, sodass jedes Teammitglied mit zwei Klicks eine professionelle Antwort sendet. Automatisierungen und Abteilungsweiterleitung leiten jede Nachricht an das Aufnahmebüro, den Kassenwart oder die Sekretärin des Schulleiters weiter, sodass nichts ohne klaren Verantwortlichen bleibt.
Vollständiger Kontext und Verantwortlichkeit
Jedes Gespräch hat einen sichtbaren Status, einen zugewiesenen Verantwortlichen und eine vollständige Historie, sodass eine Beschwerde von Eltern nie wieder in einem privaten Account verschwinden kann. Wenn eine Familie Tage später nachfasst, sieht derjenige, der den Faden aufnimmt, genau, was gesagt und versprochen wurde.
Berichte, die Ihre Entscheidungen leiten
Integrierte Analysen zeigen Antwortzeiten, Gesprächsvolumen pro Kanal und Teamauslastung für jeden Zeitraum. Nutzen Sie sie, um vor der Anmeldesaison einen zweiten Mitarbeiter einzustellen oder um zu sehen, ob Instagram oder WhatsApp die meisten neuen Familien bringt – verwandeln Sie Rätselraten in einen Plan.
KI, die Aufnahmefragen beantwortet
Ein KI-Chatbot, der mit den spezifischen Informationen Ihrer Schule trainiert wurde – wie Anmeldeschritte, Schulgebühren und akademische Programme – beantwortet Anfragen sofort, rund um die Uhr. Er übernimmt die sich wiederholenden Fragen, sodass sich Ihre Mitarbeiter auf den Beziehungsaufbau mit interessierten Familien konzentrieren können.
So funktioniert es
Verbinden Sie Ihre Kanäle in Minuten
Fügen Sie einen Snippet auf Ihrer Schulwebsite für Live-Chat ein und verknüpfen Sie WhatsApp, Instagram und Facebook mit wenigen Klicks – ganz ohne Entwickler.
Trainieren Sie die KI mit Ihren eigenen Inhalten
Richten Sie den Chatbot auf Ihrer Website aus und laden Sie Ihren Anmeldeleitfaden oder Ihre Gebührenordnung hoch – er lernt, Ihre Familien präzise zu beantworten, ohne jemals Zahlen zu erfinden.
Lassen Sie Ihr Personal sich nur um das kümmern, was wirklich zählt
Routinefragen werden automatisch beantwortet, während sensible oder komplexe Gespräche mit vollständigem Kontext an die richtige Person weitergeleitet werden – so fühlt sich jede Familie gehört.
Entwickelt für Ihre Arbeitsweise
- Sofortige Beantwortung von Fragen zu Anmeldung und Studiengebühren außerhalb der Geschäftszeiten
- Weiterleitung von Elternbeschwerden an das richtige Büro ohne manuelle Weiterleitung
- Senden und Beantworten von Fragen zu Anmeldefristen auf WhatsApp
- Unterstützung von Familien auf Arabisch, Russisch, Spanisch oder jeder anderen Sprache
- Verfolgung des wöchentlichen Anfragevolumens für Zulassungen zur Personalplanung
- Dass Studierende den Studierendenservice über Instagram statt per E-Mail erreichen können
Und es gibt noch mehr
Alles, was Sie mit Vera.Support erhalten, in jedem Plan enthalten.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet Vera.Support und lohnt sich die Investition für eine kleine Schule?
Wie lange dauert die Einrichtung? Unsere IT-Unterstützung ist begrenzt.
Wird die KI Eltern falsche Informationen über Gebühren oder Richtlinien geben?
Sind die Kommunikationsdaten von Eltern und Schülern sicher?
Wird dies unser Zulassungspersonal ersetzen?
Können wir unsere bestehende WhatsApp-Nummer weiterhin verwenden?
Viele unserer Familien sprechen nicht gut Englisch. Kann die KI in anderen Sprachen antworten?
Gibt es langfristige Verträge oder können wir jederzeit kündigen?
Bereit, das Chaos zu beenden?
Vereinheitlichen Sie Ihre Nachrichten, automatisieren Sie wiederkehrende Fragen und verwandeln Sie Gespräche in Umsatz – ab heute.
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