L'agenzia di viaggi che ha automatizzato le richieste sui visti

6 febbraio 2026 · Vera.Support

Marta gestisce un'agenzia di viaggi boutique a Lisbona, specializzata in vacanze su misura per il Sud e il Sud-est asiatico. Per anni, la sua attività è cresciuta grazie al passaparola di clienti che apprezzavano il tocco personale. Ma con la crescita dell'agenzia, è aumentato anche un tipo particolare di richiesta: le domande sui visti.

Prima: sommersi da domande ripetitive

Ogni mattina, il team di tre agenti di Marta trovava la segreteria piena delle stesse domande. «Quanto tempo ci vuole per il visto?» «Quali documenti servono per il Vietnam?» «Posso richiedere il visto thailandese online?» I telefoni squillavano in continuazione e la casella di posta era un groviglio di thread. Gli agenti passavano ore a ripetere informazioni già chiaramente scritte sul sito web dell'agenzia.

«Passavamo almeno metà della giornata al telefono a rispondere a domande con risposte semplici», ricorda Marta. «E se qualcuno chiamava dopo le 18 o il sabato, trovava solo la segreteria. O richiamavano in orario d'ufficio o, peggio, prenotavano con un concorrente che rispondeva subito.»

L'agenzia usava anche WhatsApp per comunicare con i clienti già in viaggio. Ma anche su WhatsApp arrivavano domande sui visti, e quei messaggi spesso si perdevano tra gli aggiornamenti di viaggio. Il team di Marta era stressato. Volevano offrire un servizio eccellente, ma le continue interruzioni rendevano difficile concentrarsi sulla creazione di itinerari complessi.

La svolta: la scoperta di Vera.Support

Marta ha scoperto Vera.Support grazie a un post in un forum del settore turistico. Qualcuno menzionava uno strumento in grado di unificare tutti i messaggi dei clienti e rispondere automaticamente alle domande più comuni. Ha visitato il sito, letto le funzionalità e si è iscritta a un piano a pagamento a partire da 7 $ al mese. In pochi minuti, ha configurato il suo spazio di lavoro.

«All'inizio ero scettica», ammette. «Avevamo già provato un chatbot, ma dava sempre risposte robotiche e irrilevanti. Vera era diversa. Potevo addestrarlo sui miei contenuti: le nostre guide sui visti, i requisiti per paese e le pagine delle policy. Imparava da ciò che avevamo già scritto e non inventava mai fatti.»

Come usano Vera.Support oggi

Oggi l'agenzia di Marta usa Vera.Support come hub centrale per tutte le comunicazioni con i clienti. La casella di posta condivisa unifica WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger e la chat live del sito. Quando un cliente invia un messaggio da qualsiasi canale, appare nella stessa coda. Il chatbot AI gestisce la prima risposta istantaneamente, 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Per le richieste sui visti, l'AI è particolarmente efficace. Un cliente potrebbe chiedere in francese: «Quels sont les documents requis pour un visa touristique en Inde ?» Vera risponde in francese, attingendo la risposta dalla pagina dei visti di Marta. Non inventa mai un requisito né fornisce informazioni obsolete. Se la richiesta è troppo complessa — ad esempio, un cliente con doppio passaporto che chiede informazioni sulle esenzioni dal visto — l'AI tagga la conversazione e la indirizza all'agente giusto, con tutta la cronologia allegata.

Il team di Marta ora usa risposte salvate per i follow-up comuni, come come tracciare una domanda di visto. Hanno impostato automazioni: quando un cliente prenota un tour, una sequenza automatica gli invia una checklist con consigli sui visti. L'AI gestisce anche i messaggi fuori orario. «La settimana scorsa, un cliente ci ha scritto alle 23 da San Paolo perché si era accorto che il suo passaporto sarebbe scaduto durante il viaggio. Vera gli ha risposto immediatamente, in portoghese, dicendogli di rinnovarlo subito. Lui era sollevato — e noi non abbiamo dovuto svegliarci con una segreteria telefonica piena di panico.»

Poiché l'AI è addestrata sui contenuti dell'agenzia, fornisce risposte che sembrano umane, non scriptate. Marta modifica spesso il tono dell'AI per renderlo più caldo e colloquiale. «Dice cose come 'Certo, ecco cosa ti serve per la tua avventura a Bali!' invece di un elenco asettico. Ai nostri clienti piace molto.»

La vita oggi: più calma, più veloce e più personale

Le telefonate sui visti sono diminuite drasticamente. Gli agenti di Marta ora dedicano il loro tempo a lavori ad alto valore aggiunto: progettare viaggi su misura, negoziare con gli hotel e risolvere vere emergenze di viaggio. L'agenzia serve clienti che parlano inglese, francese, spagnolo e portoghese. Vera risponde nella lingua di ogni cliente, riducendo gli equivoci e facendo sentire i clienti veramente seguiti.

«Non perdiamo più clienti perché non abbiamo risposto in tempo», dice Marta. «E non abbiamo dovuto assumere personale extra. Il nostro team è più piccolo di quanto sarebbe altrimenti necessario, ma la qualità del servizio è migliorata.» L'AI non si stanca mai, non commette errori sui requisiti per i visti e non va mai in ferie. Il team di Marta ha più energie per la parte creativa e umana del lavoro — quella che fa innamorare i clienti di una destinazione.

Marta riassume: «Vera ci permette di comunicare correttamente in ogni lingua, riduce i costi del personale migliorando la qualità del servizio e fornisce risposte creative e simili a quelle umane. I nostri clienti pensano che abbiamo un team più grande di quello reale. Ed è così — solo che lavora 24 ore su 24.»

Se gestisci un'agenzia di viaggi — o qualsiasi attività che risponde sempre alle stesse domande — considera come Vera.Support potrebbe trasformare la tua giornata. I piani partono da 7 $ al mese, con tutte le funzionalità incluse e senza impegno a lungo termine. Inizia su cloud.vera.support.