چگونه یک مدرسه فرمهای رضایت والدین را با امضای دیجیتال دریافت کرد
النا مارتینز مدیر دفتر یک مدرسه خصوصی کوچک در فینیکس، آریزونا است. در هر روز عادی، او بین تماسهای تلفنی، ایمیلها و مراجعه حضوری والدین در نوسان است، اما کاری که بیش از همه او را ناامید میکرد جمعآوری فرمهای اجازه برای سفرهای علمی و فعالیتهای فوقبرنامه بود.
النا به یاد میآورد: «هر بار که یک سفر برنامهریزی میکردیم، ۲۰۰ فرم اجازه چاپ میکردم، به معلمها میدادم، و آنها فرمها را در کولهپشتی بچهها میگذاشتند. نصف آنها هرگز برنمیگشت. والدین آنها را گم میکردند یا فراموش میکردند امضا کنند. روزها را صرف دنبال کردن امضاها میکردم - تماس گرفتن، ایمیل زدن، یادآوری فرستادن. واقعاً هرج و مرج بود.»
کابوس کاغذی
مدرسه برای همه چیز به فرمهای کاغذی متکی بود: سفرهای علمی، رویدادهای ورزشی، انتشار عکسها و اطلاعات تماس اضطراری. میز النا زیر پوشههای کاغذی دفن شده بود. یک سفر ساده میتوانست سه هفته طول بکشد تا همه امضاها جمعآوری شود. والدین از شلوغی شکایت داشتند و معلمها از کاغذبازی اضافی متنفر بودند. او میگوید: «یک بار رضایت یک والدین را برای سفر به باغ وحش از دست دادیم چون فرم در کولهپشتی مچاله شده بود. بچه خیلی ناراحت شد.»
النا ابزارهای دیجیتال را امتحان کرد، اما یا خیلی گران بودند یا نیاز داشتند والدین اپلیکیشن دانلود کنند و حساب کاربری بسازند. «ما والدینی داشتیم که زبان اولشان انگلیسی نبود. با فرمهای پیچیده گیج میشدند و فقط منصرف میشدند. ما به چیزی ساده نیاز داشتیم که روی هر گوشی کار کند و بتواند پیامها را به اسپانیایی، ویتنامی و ماندارین - سه زبان اصلی جامعه ما - مدیریت کند.»
نقطه عطف
در یک جلسه اولیا و مربیان، یک پدر اشاره کرد که یک کسبوکار کوچک دارد و از Vera.Support برای مدیریت سوالات مشتریان استفاده میکند. النا میگوید: «او به من گفت: 'یک صندوق ورودی همهکاره است. میتوانید پیام بفرستید و امضاها را درست داخل چت جمعآوری کنید.' کنجکاو شدم.»
او یک طرح پولی - از ۷ دلار در ماه - ثبت نام کرد و Vera را در چند دقیقه راهاندازی کرد. «شماره WhatsApp Business خود و چت زنده وبسایت را متصل کردم. ظرف یک ساعت، یک صندوق ورودی یکپارچه داشتم. نیازی به آموزش نبود. با استفاده از ویژگی تیکتهای داخلی یک فرم اجازه ساده ایجاد کردم: چند سوال بله/خیر و یک فیلد امضا.»
چگونه Vera.Support برای مدرسه کار میکند
یک صندوق ورودی برای همه کانالها
حالا وقتی یک والدین از طریق WhatsApp، Facebook Messenger یا وبسایت مدرسه پیام میدهد، النا همه را در یک جا میبیند. «والدین نیازی ندارند به خاطر بسپارند از کدام کانال استفاده کنند. فقط یک پیام میفرستند. تاریخچه چت فرمهای قبلی آنها را نشان میدهد، بنابراین مجبور نیستم خودم را تکرار کنم.»
چتبات هوش مصنوعی به زبان والدین
چتبات هوش مصنوعی که روی سیاستها و سوالات متداول خود مدرسه آموزش دیده است، به سوالات رایج فوراً - به زبان مادری والدین - پاسخ میدهد. «یک والدین اسپانیاییزبان تایپ میکند '¿Dónde firmo?' و ربات به اسپانیایی پاسخ میدهد و او را به فرم راهنمایی میکند. هرگز پاسخهای ابداعی نمیدهد؛ فقط از محتوای تأیید شده ما استفاده میکند. این کار ساعتها از تکرار اطلاعات یکسان نجاتم داد.»
امضای دیجیتال از طریق چت
وقتی یک فرم اجازه آماده است، النا یک لینک از طریق چت میفرستد. والدین آن را روی گوشی خود باز میکند، روی فیلد امضا ضربه میزند و با انگشت امضا میکند. «از نظر قانونی الزامآور است. ظرف چند ثانیه، فرم امضا شده به تیکت پیوست میشود. من اعلان دریافت میکنم. بدون چاپ، بدون اسکن، بدون دنبال کردن.»
مسیریابی هوشمند و خودکارسازی
فرمها به طور خودکار به معلم یا بخش مربوطه هدایت میشوند. «اگر فرم سفر علمی است، به هماهنگکننده سفر میرود. اگر فرم رضایت پزشکی است، به صندوق ورودی پرستار میرود. خودکارسازیها پس از ۴۸ ساعت به والدینی که امضا نکردهاند یادآوری میفرستد. ما دیگر پیامهای دیروقت را از دست نمیدهیم چون اپلیکیشن موبایل Vera فوراً به من هشدار میدهد.»
زندگی امروز: آرامتر، سریعتر، متصلتر
النا اکنون فرمهای رضایت یک سفر علمی را در دو روز به جای سه هفته پردازش میکند. «والدین عاشقش هستند. میتوانند ساعت ۱۰ شب از اتاق نشیمن خود امضا کنند. نیازی نیست خودکار پیدا کنند یا به خاطر بسپارند فرم را برگردانند. و چون هوش مصنوعی به زبان آنها پاسخ میدهد، احساس میکنند درک میشوند.»
مدرسه هزینه خرید کاغذ و جوهر را کاهش داد. مهمتر از آن، هیچ کودکی به دلیل گم شدن فرم از سفر جا نمانده است. «یک مادر به من گفت: 'این اولین بار است که مدرسه کاری را برای والدین شاغل آسان کرده است.' این برای من خیلی ارزشمند بود.»
النا همچنین از پاسخهای خلاقانه و انسانمانند هوش مصنوعی قدردانی میکند. «ربات رباتیک به نظر نمیرسد. اگر یک والدین سوال پیچیدهای بپرسد، مودبانه میگوید که به انسان ارجاع میدهد. این مکالمه را گرم و شخصی نگه میدارد.»
پلتفرمی که با مدرسه رشد میکند
النا قصد دارد Vera را برای جمعآوری بهروزرسانیهای تماس اضطراری و معافیتهای سالانه گسترش دهد. «ممکن است حتی برای زمانبندی جلسات اولیا و مربیان از آن استفاده کنیم. پلتفرم بسیار انعطافپذیر است. و از آنجایی که همه ویژگیها از ۷ دلار در ماه شامل میشود، نگران هزینههای پنهان نیستیم.»
شروع کنید
اگر مدرسه، کسبوکار یا سازمان شما در انبوهی از فرمهای کاغذی و پیامهای پراکنده غرق شده است، Vera.Support میتواند کمک کند. به درستی به هر زبانی ارتباط برقرار کنید، هزینههای کارکنان را کاهش دهید و در عین حال کیفیت خدمات را بهبود بخشید، و پاسخهای خلاقانه و انسانمانند ارائه دهید - همه از یک صندوق ورودی مشترک. طرحها از ۷ دلار در ماه شروع میشود، بدون دوره آزمایشی رایگان. همین امروز شروع کنید.
آن را روی کسبوکار خودتان امتحان کنید
ورا.ساپورت را راهاندازی کنید و شروع به پاسخ دادن به هر مشتری — در هر کانال، به هر زبان — بدون افزایش تیم خود کنید.
شروع کنید