چگونه یک مدرسه بدون نیروی اضافی والدین را راضی نگه داشت
هرج و مرج روزانه
ماریا، مدیر پذیرش و ارتباطات یک مدرسه خصوصی کوچک در شیکاگو، صبحهایش را صرف غرق شدن در سیل پیامها میکرد. والدین به شماره واتساپ مدرسه پیام میدادند و درباره مهلت ثبتنام سوال میپرسیدند. ایمیلها در صندوق ورودی مشترکی انباشته میشدند که کسی وقت مرتب کردنشان را نداشت. برخی والدین پیامهای صوتی وحشتزده میفرستادند و برخی دیگر سوالات تکراری میپرسیدند چون پاسخها گم شده بود.
ماریا به یاد میآورد: «ما دو دستیار اداری داشتیم، اما آنها دائماً تحت فشار بودند. یک والد ساعت ۸ شب یکشنبه درباره سایز لباس فرم سوال میپرسید. کسی نبود که جواب دهد. تا صبح دوشنبه، سه بار تماس گرفته و یک پیام صوتی گذاشته بودند.» مدرسه به ارتباط گرم و شخصی افتخار میکرد، اما این هرج و مرج باعث میشد بینظم به نظر برسند. و با بودجه محدود، استخدام یک کارمند تمام وقت دیگر ممکن نبود.
نقطه عطف
ماریا از طریق یکی از همکاران در مدرسهای دیگر درباره Vera.Support شنید. او میگوید: «آنها گفتند که میتوانند همه چیز را از یک صفحه مدیریت کنند—واتساپ، ایمیل، حتی اینستاگرام. و هوش مصنوعی میتوانست به اسپانیایی پاسخ دهد، که ما نیاز داشتیم چون یک سوم خانوادههای ما اسپانیاییزبان هستند.» او یک طرح پولی از ۷ دلار در ماه ثبتنام کرد و در عرض یک بعدازظهر، API واتساپ بیزینس، ایمیل و فیسبوک مسنجر مدرسه را متصل کرد.
راهاندازی چتبات هوش مصنوعی به طرز شگفتآوری ساده بود. ماریا کتابچه راهنما، سوالات متداول و پاسخهای ایمیل قبلی مدرسه را بارگذاری کرد. «هوش مصنوعی از محتوای خودمان یاد گرفت، بنابراین هیچ وقت چیزی را از خودش نمیساخت. اگر والدینی درباره کد لباس مدرسه میپرسید، دقیقاً همان سیاستی را که نوشته بودیم ارائه میداد. و به زبان والد—انگلیسی، اسپانیایی یا حتی ماندارین—پاسخ میداد بدون اینکه ما نیاز به ترجمه داشته باشیم.»
چگونه اکنون از Vera استفاده میکنند
امروزه، ماریا و دو دستیارش تمام سوالات را از یک صندوق ورودی مشترک مدیریت میکنند. پیامهای واتساپ والدین، ایمیلهای خانوادههای متقاضی و حتی گاهی پیامهای مستقیم فیسبوک، همه در یک فید زمانی ظاهر میشوند. هوش مصنوعی حجم سوالات معمولی را مدیریت میکند—ساعتهای مدرسه، منوی ناهار، مهلتهای پرداخت شهریه—و به صورت آنی، ۲۴ ساعته و ۷ روز هفته پاسخ میدهد. ماریا میگوید: «اگر والدینی ساعت ۱۰ شب شنبه درباره برنامه اردوی تابستانی پیام دهد، هوش مصنوعی بلافاصله پاسخ میدهد. صدایش انسانی است، نه رباتیک. یک والد به ما گفت فکر میکرد با یک شخص صحبت میکند تا اینکه برچسب «قدرت گرفته از هوش مصنوعی» را دید.»
وقتی هوش مصنوعی نمیتواند پاسخ دهد—مثلاً یک سوال خاص درباره مشکل رفتاری یک کودک—مکالمه به طور خودکار بر اساس موضوع به کارمند مناسب هدایت میشود. ماریا همچنین از پاسخهای ذخیرهشده برای اطلاعرسانیهای معمول، مانند یادآوری تعطیلات یا جزئیات رویدادها استفاده میکند. «میتوانم در چند ثانیه یک پیام گرم و خلاقانه درباره نمایشگاه بهاره بفرستم. هوش مصنوعی حتی بر اساس سابقه والد، تنظیمات شخصیسازیشده پیشنهاد میدهد.»
مدرسه همچنین خودکارسازیهایی راهاندازی کرده است: پرسشهای جدید ثبتنام، یک پیام خوشآمدگویی با لینک فرم درخواست را فعال میکنند. ماریا میگوید: «قبلاً، من به هر سرنخ به صورت دستی پاسخ میدادم. حالا هوش مصنوعی فوراً این کار را انجام میدهد و من فقط وقتی وارد میشوم که کسی به لمس انسانی نیاز داشته باشد.»
زندگی اکنون: آرامتر، سریعتر، بهتر
ماریا میگوید بزرگترین تغییر احساس کنترل است. «قبلاً از باز کردن ایمیلهایم صبح دوشنبه وحشت داشتم. حالا صندوق ورودی مشترک را باز میکنم، میبینم که هوش مصنوعی بیشتر پیامهای آخر هفته را مدیریت کرده، و فقط آنهایی را که برای من علامت زده شده بررسی میکنم.» مدرسه دیگر پرسشهای دیروقت را از دست نمیدهد و والدین از پاسخهای فوری و دقیق قدردانی میکنند. «ما والدینی داشتیم که نگران آلرژی پسرش بود. ساعت ۶ صبح در واتساپ پیام داد و هوش مصنوعی بلافاصله با سیاست آلرژی ما و لینک فرم سلامت پاسخ داد. او در جواب نوشت: «وای، چقدر سریع بود.»
مدرسه نیروی اضافی استخدام نکرده، اما در واقع زمان صرفشده برای ارتباطات را به اندازهای کاهش داده که دستیاران میتوانند روی کارهای دیگر تمرکز کنند. «ما با همان تیم خدمات بهتری ارائه میدهیم. و پاسخهای هوش مصنوعی خلاقانه و انسانگونه است—نه از پیش نوشته شده. حتی وقتی نیاز به ارجاع دارد میگوید «شما را به ماریا وصل میکنم».» ماریا تخمین میزند مدرسه ماهانه مبلغ کمی برای Vera پرداخت میکند، بسیار کمتر از حقوق یک کارمند پارهوقت.
آماده شروع هستید؟
اگر مدرسه شما—یا هر سازمانی—در پیامهای والدین غرق شده، نیازی به استخدام افراد بیشتر ندارید. به Vera.Support نیاز دارید. این ابزار همه کانالها را یکپارچه میکند، به هوش مصنوعی اجازه میدهد به زبان مشتریان شما پاسخ دهد و تیم شما را آرام و کارآمد نگه میدارد. طرحها از فقط ۷ دلار در ماه شروع میشود، همه ویژگیها شامل است، هر زمان لغو کنید. به cloud.vera.support بروید تا شروع کنید. والدین و کارمندانتان از شما تشکر خواهند کرد.
آن را روی کسبوکار خودتان امتحان کنید
ورا.ساپورت را راهاندازی کنید و شروع به پاسخ دادن به هر مشتری — در هر کانال، به هر زبان — بدون افزایش تیم خود کنید.
شروع کنید