چگونه یک دفتر حقوقی صورتحساب و دریافت وجه را خودکار کرد
یوکی یک دفتر حقوقی مهاجرتی کوچک با سه همکار و یک دستیار حقوقی اداره میکند. روزهایش پر از تماسهای مشتریان، مهلتهای دادگاه و از همه خستهکنندهتر، دنبال کردن پرداختها بود. فاکتورها از طریق ایمیل ارسال میشدند و سپس باز نشده باقی میماندند. مشتریان قول میدادند چک بفرستند اما فراموش میکردند. او هر هفته ساعتها را صرف تماسهای تلفنی میکرد تا با ملایمت به مشتریان درباره صورتحسابهای عقبافتاده یادآوری کند. جریان نقدی دفتر غیرقابل پیشبینی بود و یوکی میدانست که باید چیزی تغییر کند.
مشکل: فاکتورهای گمشده و پرداختهای کند
مانند بسیاری از دفاتر حقوقی کوچک، دفتر یوکی به فاکتورهای ایمیلی و چکهای کاغذی متکی بود. مشتریان - که اغلب حرفهایهای پرمشغله یا مهاجران تازهوارد با دانش محدود انگلیسی بودند - ایمیل را از دست میدادند یا نادیده میگرفتند. وقتی برای پرسیدن درباره صورتحساب تماس میگرفتند، دستیار حقوقی یوکی مجبور بود در صفحات گسترده جستجو کند. پیگیریها دستی، ناخوشایند و وقتگیر بود. یوکی میگوید: «احساس میکردم به جای وکیل، یک بدهکار جمعکن هستم.» او یک پورتال صورتحساب استاندارد را امتحان کرد، اما مشتریان شکایت داشتند که گیجکننده است. حتی برخی به خاطر این دردسر دفتر را عوض کردند.
نقطه عطف: یافتن یک راه واحد برای ارتباط
یوکی از طریق یک انجمن فناوری حقوقی با Vera.Support آشنا شد. چیزی که توجه او را جلب کرد فقط ویژگیهای صورتحساب نبود - بلکه وعده یک صندوق ورودی واحد بود که میتوانست واتساپ، فیسبوک مسنجر و چت وبسایت را مدیریت کند. بسیاری از مشتریانش پیامرسانی را به ایمیل ترجیح میدادند. او فکر کرد: «اگر بتوانم فاکتورها را ارسال و پرداختها را درست در برنامه چت آنها دریافت کنم، ممکن است به موقع پرداخت کنند.» او برای یک طرح پولی (شروع از ۷ دلار در ماه) ثبتنام کرد و صندوق ورودی مشترک را در کمتر از یک ساعت راهاندازی کرد.
چگونه یوکی اکنون از Vera.Support استفاده میکند
یک صندوق ورودی برای هر کانال
یوکی واتساپ، فیسبوک مسنجر و چت زنده وبسایت خود را در یک صندوق ورودی مشترک ادغام کرد. اکنون، وقتی مشتری در هر پلتفرمی پیام میدهد، کل تیم تاریخچه مکالمه را میبیند. دیگر نیازی به تکرار اطلاعات نیست. دستیار حقوقی سوالات اولیه را مدیریت میکند و یوکی برای مسائل پیچیده وارد میشود.
فاکتورگذاری خودکار از طریق چت
با استفاده از پاسخهای ذخیرهشده و خودکارسازیهای Vera، یوکی یک گردش کار فاکتور راهاندازی کرد. وقتی به یک نقطه عطف پرونده میرسد، یک پیام خودکار با لینک پرداخت امن ارسال میشود. مشتریان میتوانند فوراً از طریق کارت اعتباری یا کیف پول دیجیتال - درست در چت - پرداخت کنند. بدون نیاز به ورود به پورتال. بدون چاپ چک. چتبات هوش مصنوعی همچنین به سوالات رایج صورتحساب به زبان خود مشتری پاسخ میدهد و از محتوای تأییدشده یوکی استفاده میکند (هرگز پاسخها را اختراع نمیکند). مشتریان اسپانیاییزبان پاسخ را به اسپانیایی دریافت میکنند، مشتریان ویتنامی به ویتنامی.
مسیریابی هوشمند برای مسائل فوری
مسیریابی هوشمند Vera، سوالات مربوط به پرداخت را به دستیار حقوقی ارسال میکند. اگر مشتری بعد از ساعات اداری پیام دهد، چتبات هوش مصنوعی آن را مدیریت میکند: «میبینم فاکتور شما دیروز ارسال شده است. میتوانید اینجا پرداخت کنید: [لینک]. اگر نیاز به طرح پرداخت دارید، فردا شما را به یوکی وصل میکنم.» این پوشش ۲۴/۷ به این معنی است که هیچ پیام نیمهشبی بیپاسخ نمیماند.
زندگی امروز: آرامتر، سریعتر، بدون از دست دادن مشتری
یوکی میگوید: «ما دیگر پیامهای نیمهشب را از دست نمیدهیم. مشتریان عاشق این هستند که میتوانند در همان چتی که درباره پروندهشان صحبت میکنیم، پرداخت کنند. این طبیعی به نظر میرسد.» چرخه دریافتهای دفتر به طور چشمگیری کوتاه شده است. تیم یوکی زمان کمتری را صرف پیگیریهای صورتحساب و زمان بیشتری را صرف کار حقوقی میکند. هزینههای کارکنان افزایش نیافته است - در واقع، هوش مصنوعی بسیاری از سوالات معمول را مدیریت میکند، بنابراین دستیار حقوقی میتواند روی وظایف پیچیده تمرکز کند. او با خنده میگوید: «پاسخهای خلاقانه و انسانمانند هوش مصنوعی مشتریان را شگفتزده میکند. آنها اغلب متوجه نمیشند که این یک شخص نیست تا زمانی که من پیگیری میکنم.»
جریان نقدی قابل پیشبینی است. مشتریان خوشحالترند. و یوکی دیگر از پایان ماه نمیترسد. او حتی به فکر استخدام یک همکار چهارم است، زیرا میداند Vera میتواند بار ارتباطی اضافی را مدیریت کند.
آماده تسریع دریافتهای خود هستید؟
داستان یوکی نشان میدهد که چگونه یک تغییر ساده - ارسال فاکتورها و دریافت وجه از طریق چت - میتواند کارایی و رضایت مشتری یک دفتر حقوقی را متحول کند. با Vera.Support، میتوانید همه کانالهای خود را یکپارچه کنید، گردش کار صورتحساب را خودکار کنید و اجازه دهید هوش مصنوعی به سوالات معمول به زبان مشتریان شما پاسخ دهد. طرحها از ۷ دلار در ماه شروع میشوند، همه ویژگیها شامل است. هر زمان لغو کنید. در cloud.vera.support شروع کنید.
آن را روی کسبوکار خودتان امتحان کنید
ورا.ساپورت را راهاندازی کنید و شروع به پاسخ دادن به هر مشتری — در هر کانال، به هر زبان — بدون افزایش تیم خود کنید.
شروع کنید